Jakie dane osobowe klientów może gromadzić deweloper?

Nowa regulacja weszła w życie już trzy miesiące temu, niemniej wiele kwestii nadal budzi wątpliwości, bądź nie jest powszechnie znanych. Jedną z nich jest dozwolony zakres danych osobowych gromadzonych przez przedsiębiorców wchodzących w relacje gospodarcze z konsumentami.

Przykładem takiej relacji może być zakup mieszkania u dewelopera.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• jakie dane osobowe może gromadzić deweloper
• jak długo deweloper może przechowywać nasze dane
• jakie są zasady przetwarzania danych

Odpowiedź na takie pytanie zacząć należy od rozróżnienia kilku podstawowych spraw. Przede wszystkim ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (zwane potocznie RODO) przewiduje aż sześć przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych. Do zgodnego z prawem wykorzystywania tychże danych wystarczające jest przy tym spełnienie chociażby jednej z nich. Nadto, RODO wprowadza dodatkowe zasady przetwarzania danych. Wśród nich wskazać należy na następujące:

• zasadę ograniczonego celu przetwarzania, zgodnie z którą zbierane danych może mieć miejsce tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,

• zasadę minimalizacji danych – dopuszczalne jest zbieranie jedynie takich danych osobowych, które są niezbędne do realizacji wskazanego przez administratora danych celu przetwarzania,

• zasadę ograniczonego przetwarzania danych, w myśl tej zasady, administrator danych może je przetwarzać tylko przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Okres legalnego przetwarzania danych osobowych nazywany jest także okresem retencji.

Jak widzimy zatem, nawet legitymowanie się podstawą przetwarzania danych osobowych nie uprawnia administratora danych (np. dewelopera), do zbierania wszelkich danych osobowych (może to czynić jedynie w zakresie danych osobowych koniecznych dla danego celu, o czym niżej), a także do ich nieorganicznego w czasie przetwarzania (jest to możliwe tylko w czasie istnienia celu, po jego wykonaniu, bądź wygaśnięciu deweloper powinien dane usunąć, chyba że jest w stanie wykazać istnienie kolejnej przesłanki przetwarzania danych osobowych).

Powyższe należy przenieść na typowe relacje pomiędzy klientem i deweloperem. Pierwszym etapem zazwyczaj jest złożenie zapytania przez potencjalnego klienta w celu uzyskania informacji o interesującej go inwestycji. W tym przypadku deweloper może przetwarzać dane osobowe niezbędne do przedstawienia oferty, a także do czasu uzyskania informacji o braku zainteresowania daną ofertą, bądź zamknięcia sprzedaży mieszkań w danej inwestycji. Podstawę prawną przetwarzania stanowi zaś podejmowanie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (jest to przesłanka z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Jeżeli spodoba nam się oferta, najczęściej dochodzi do zawarcia umowy rezerwacyjnej. W tym przypadku deweloper może zgromadzić i przetwarzać dodatkowe informacje identyfikujące drugą stronę umowy. Okres przetwarzania ograniczony jest czasem trwania umowy rezerwacyjnej. Podstawę prawną przetwarzania stanowi zaś  wykonywanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (jest to przesłanka również z art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku, gdyby umowa rezerwacyjna wiązała się z koniecznością wykonania wzajemnych świadczeń, np. wpłaty zaliczki albo zadatku, nawet po jej wygaśnięciu mogą istnieć wzajemne roszczenia stron.

W tym wariancie okres legalnego przetwarzania wydłuża się do czasu wygaśnięcia tychże roszczeń, a podstawę przetwarzania stanowi tzw. prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora – jest nim w tym przypadku dochodzenie albo obrona przed roszczeniami (jest to przesłanka z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli natomiast deweloper wystawił fakturę VAT klientowi, to ma on obowiązek jej przechowywania aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego z nią związanego. W tym zatem także zawartych w jej treści danych osobowych klienta. Podstawę prawną przetwarzania stanowi wtedy wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (art. 6 ust 1 lit. c RODO).

Podobny schemat ma miejsce w przypadku zawierania kolejnych umów pomiędzy deweloperem i klientem. Niemniej, w przypadku umowy deweloperskiej, przedwstępnej, bądź umowy przenoszącej własność, dochodzą dodatkowe dane osobowe oraz okresy retencji. Będą to zatem dane osobowe niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego, czy też dokonania odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej nieruchomości. 

Sprzedaż nieruchomości bez względu na to, czy dokonuje się w Kielcach, czy w Warszawie, wiąże się nadto z odpowiedzialnością dewelopera z tytułu rękojmi za wady rzeczy, a także odpowiedzialnością za nienależyte wykonanie umowy. Okres tej pierwszej wynosi obecnie pięć lat, zaś przedawnienia roszczeń z umowy lat sześć (przy czym w odniesieniu do umów zawartych przed 01 lipca 2018 r. był to okres dziesięciu lat). Dodatkowo, dojść może jeszcze gwarancja, której standardowy okres wynosi dwa lata, o ile deweloper jej udzielił.

Niemniej, w przypadku wad ukrytych, okres odpowiedzialności dewelopera z tytułu rękojmi rozpoczyna się z chwilą ich wykrycia. To zaś może mieć miejsce nawet w pewien czas po wydaniu nieruchomości. Skutkuje to wydłużeniem okresu odpowiedzialności rękojmianej nabywcy. Wskazane powyżej okresy, czy to rękojmi, gwarancji, czy też przedawnienia innych roszczeń, wyznaczają zarazem okres retencji danych osobowych nabywcy. Podstawę prawną przetwarzania stanowić w tym przypadku będzie, bądź wykonywanie obowiązków ciążących na deweloperze (np. z rękojmi), bądź też jego uzasadniony interes. 

Jak wynika z powyższego, nawet bez udzielania przez nabywcę jakiejkolwiek zgody, deweloper może przetwarzać dane osobowe nabywcy przez okres wielu lat. Jeżeli natomiast deweloper pozyskuje od klientów zgody na przetwarzanie ich danych osobowych we wskazanych zakresach i celach, to ich wykorzystywanie możliwe będzie do czasu zrealizowania danego celu, bądź cofnięcia zgody przez osobę, która jej udzieliła.