Prawa i obowiązki wynajmującego lokal użytkowy: remont a ulepszenie środka trwałego podczas trwania umowy najmu lokalu [księgowanie i amortyzacja]
Data publikacji: 11.12.2024, Data aktualizacji: 11.12.2024
Średnia ocen 4/5 na podstawie 73 głosów
Wynajem lokalu użytkowego niesie ze sobą wiele wątpliwości, szczególnie gdy pojawiają się kwestie związane z remontem. Kto powinien zapłacić za naprawę uszkodzonego okna? Czy modernizacja lokalu to obowiązek najemcy, czy wynajmującego? Jak prawidłowo rozliczać nakłady poniesione na ulepszenia środka trwałego?
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
- kto ponosi koszty remontu lokalu użytkowego,
- jakie są rodzaje nakładów, czyli wydatków na remont wynajmowanego lokalu,
- jakie są prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego lokal użytkowy.
Prawa i obowiązki stron umowy najmu
Na podstawie art. 659 § 1 k.c. w zw. z art. 662 § 1 k.c. wynajmujący powinien wydać najemcy lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Wynajmujący ma obowiązek zapewnienia działania instalacji i urządzeń związanych z budynkiem umożliwiającym najemcy korzystanie z wody, gazu, ciepła, energii elektrycznej, dźwigów osobowych oraz innych instalacji oraz urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i budynku.
Umowa najmu lokalu użytkowego - wzór do pobrania Zobacz
Wynajmujący jest również odpowiedzialny za ewentualne wady lokalu (np. wydanie lokalu o powierzchni mniejszej niż zostało to wskazane w umowie, nadmierny hałas czy nieprzyjemny zapach). W takiej sytuacji najemca ma prawo żądać obniżenia czynszu na czas doprowadzenia lokalu do stanu użyteczności.
Lokal, nienadający się prowadzenia działalności gospodarczej najemcy, jest podstawą do wypowiedzenia umowy najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia.
Wypowiedzenia umowy najmu: wzór PDF i Word Czytaj więcej
Warto pamiętać, że art. 662 k.c. ma charakter względnie obowiązujący i strony mogą odmiennie regulować wydanie przedmiotu najmu, a co za tym idzie także kwestie nakładów o charakterze wykończeniowym na przedmiot najmu. Nie można negować zatem wprowadzenia do umowy zapisów, na podstawie których to najemca sam ma doprowadzić przedmiot do stanu nadającego się do umówionego użytku. Strony mogą ponadto postanowić, że w zamian za wykonany przez najemcę remont — obciążający wynajmującego, obniżony zostanie czynsz najmu, co stanowić będzie formę zwrotu nakładów poniesionych przez najemcę (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 08 maja 2015 r., sygn. I ACa 33/15).
W umowie najmu powinno się określić, jakie nakłady na lokal może ponosić najemca. Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują, że bez zgody wynajmującego najemca nie może bowiem dokonywać zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem lokalu.
Rodzaje nakładów
Kodeks cywilny dzieli wydatki na remont na wynajmowany lokal na:
- nakłady drobne,
- nakłady konieczne, czyli takie, które umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu,
- ulepszenia, które polegają na podniesieniu standardu lokalu.
Drobne nakłady - obowiązek najemcy
Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę. Do drobnych nakładów zalicza się między innymi dokonywanie napraw lokalu w zakresie:
- naprawy podłóg,
- drzwi i okien,
- malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych,
- niewielkie naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.
O tym, jakie nakłady zaliczają się do drobnych napraw, decydują okoliczności konkretnej sprawy. Co więcej, strony w umowie najmu mogą kwestie te doprecyzować, wskazując np. katalog drobnych nakładów, które obciążać będą najemcę.
Nakłady konieczne - obowiązek wynajmującego
Kolejną grupą nakładów na lokal są nakłady konieczne, uregulowane w art. 663 Kodeksu cywilnego. Chodzi tu o nakłady, których poniesienie jest potrzebne do prowadzenia w lokalu działalności, a których wykonanie obciąża wynajmującego.
Przepis art. 663 k.c. dotyczy wszakże tylko takich nakładów koniecznych, które doprowadzają do przywrócenia możliwości korzystania z lokalu w ramach przeciętnego, a nie podwyższonego standardu, chyba że inaczej umówiono się w treści umowy (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 19 stycznia 2015 r., sygn. I ACa 1427/14).
W takiej sytuacji najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego. Jeżeli najemca dokona naprawy koniecznej bez wyznaczenia wynajmującemu terminu, może dochodzić zwrotu nakładów jedynie na podstawie przepisów o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia (art. 752 i następne Kodeksu cywilnego). Najemca, który dokonał koniecznych napraw lokalu na koszt wynajmującego, może potrącić swoją wierzytelność z tego tytułu z wierzytelności wynajmującego z tytułu czynszu.
Ulepszenia w lokalu - obowiązek najemcy i wynajmującego?
Ulepszenia w lokalu, czyli podniesienie jego standardu, definiowane są jako nakłady, które zwiększają w chwili wydania przedmiotu najmu jego wartość lub użyteczność z uwzględnieniem przeznaczenia danego przedmiotu, a jednocześnie nie obciążają ani wynajmującego, zwłaszcza jako nakłady konieczne (art. 662 § 1 k.c. i art. 663 k.c.), ani najemcy, jako drobne nakłady, o których mowa w art. 662 § 2 k.c. (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 13 maja 2020 r., sygn. V ACa 731/19).
Jeżeli najemca dokonał ulepszeń w lokalu, które podnoszą jego standard, wówczas, jeśli umowa najmu nie stanowi inaczej, wynajmujący, w może:
- albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo
- żądać przywrócenia stanu poprzedniego.
Najemca ma prawo założenia w lokalu oświetlenia elektrycznego, gazu, telefonu, radia i innych podobnych urządzeń, chyba że sposób ich założenia sprzeciwia się obowiązującym przepisom albo zagraża bezpieczeństwu nieruchomości. Jeżeli do założenia urządzeń potrzebne jest współdziałanie wynajmującego, najemca może domagać się tego współdziałania za zwrotem wynikłych stąd kosztów.
Roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na lokal albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu tego lokalu. Warto w tym miejscu podkreślić, że roszczenie najemcy o zwrot wartości ulepszeń powstanie dopiero po pojawieniu się dwóch zdarzeń:
- zwrotu przedmiotu najmu oraz
- wykonaniu przez właściciela lokalu prawa wyboru (zatrzymanie ulepszeń za zapłatą ich wartości albo przywrócenie stanu poprzedniego przedmiotu najmu).
Jeżeli natomiast lokal uległ zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.
Wszystkie kwestie związane ze stanem lokalu, a także ponoszeniem i rozliczaniem nakładów poczynionych na ten lokal, mogą zostać uregulowane w umowie najmu. Dopiero gdy strony nie postanowiły inaczej, zastosowanie znajdą opisane powyżej reguły z przepisów art. 662, art. 663, bądź art. 676 kodeksu cywilnego. Należy mieć to na uwadze zarówno w przypadku, gdy dopiero negocjujemy treść umowy najmu, jak i gdy zamierzamy wystąpić z konkretnym roszczeniem do drugiej strony takiej umowy.
Remont lokalu a ulepszenie i koszty amortyzacji
Istnieje zasadnicza różnica między remontem a ulepszeniem, choć na pierwszy rzut oka, oba pojęcia mogą wydawać się tożsame. Ulepszenie to podniesienie standardu lokalu, jego adaptacja lub rozbudowa. Drugim ńwarunkiem uznania prac za ulepszenie środka trwałego jest poniesienie kwoty większej niż 10 000 zł w roku podatkowym, a wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego i są ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.
Remont natomiast ma na celu przywrócenie lokalu do stanu pierwotnego lub zapewnienie jego funkcjonowania poprzez usunięcie uszkodzeń i naprawę istniejących elementów. Nie zwiększa to wartości początkowej lokalu ani jego przeznaczenia. Wydatki poniesione na remont traktuje się jako koszty uzyskania przychodu i zalicza bezpośrednio do kosztów podatkowych (wyjątkiem jest sytuacja, w której remont ma miejsce jeszcze przed oddaniem do użytkowania - wtedy powiększa wartość początkową).
|
Remont |
Ulepszenie |
Definicja |
Przywrócenie środka trwałego do pierwotnego stanu użytkowego poprzez naprawy w lokalu i konserwację. |
Zmiana środka trwałego zwiększająca jego wartość użytkową, funkcjonalność lub wydajność. |
Cel |
Utrzymanie stanu technicznego i funkcjonalności środka trwałego, zapewnienie możliwości jego dalszego użytkowania. |
Zwiększenie wartości środka trwałego, poprawa jego funkcjonalności lub dostosowanie do nowych celów. |
Przykłady |
Malowanie ścian, wymiana uszkodzonych okien, naprawa instalacji elektrycznej. |
Instalacja klimatyzacji, rozbudowa biura, wymiana zwykłych okien na energooszczędne. |
Księgowanie |
Zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. |
Zwiększa wartość początkową środka trwałego i podlega amortyzacji. |
Przyjrzyjmy się jeszcze, jakie obowiązki ma wynajmujący względem najemcy przy remoncie i ulepszeniu:
Obowiązek |
Remont |
Ulepszenie |
Zgoda najemcy |
Zgoda najemcy nie zawsze jest wymagana, zwłaszcza jeśli remont dotyczy utrzymania lokalu w stanie technicznym umożliwiającym użytkowanie. |
Zgoda najemcy jest zwykle wymagana, ponieważ ulepszenie zmienia stan lokalu i może wpływać na warunki najmu. |
Informowanie o pracach |
Wynajmujący powinien poinformować najemcę z wyprzedzeniem o planowanych pracach i harmonogramie, szczególnie jeśli mogą one zakłócać użytkowanie lokalu. |
Wynajmujący musi poinformować najemcę o planowanych ulepszeniach z wyprzedzeniem i uzyskać akceptację, przedstawiając szczegóły zakresu i harmonogramu prac. |
Odpowiedzialność za koszty |
Koszty remontu w większości przypadków ponosi wynajmujący, chyba że w umowie uzgodniono inaczej (np. drobne naprawy należą do najemcy). |
Koszty ulepszeń może ponosić zarówno jak i najemca. W przypadku ulepszeń na życzenie najemcy koszty mogą być podzielone lub całkowicie pokryte przez najemcę. |
Czas realizacji |
Prace remontowe powinny być realizowane w możliwie najkrótszym czasie, aby nie zakłócały nadmiernie działalności najemcy. |
Czas realizacji zależy od zakresu ulepszeń i powinien być uzgodniony z najemcą, zwłaszcza jeśli prace mogą wpłynąć na korzystanie z lokalu. |
Czy remont można odliczyć od podatku?
Tak. Jak już wcześniej parokrotnie podkreślono, remont lokalu użytkowego może być wliczony w koszt uzyskania przychodu. Tworzy to możliwość odpowiednich odliczeń podatkowych. Nie ma tu znaczenia, jak duże koszty wygeneruje remont (nie ma górnej granicy wydatków remontowych).
Kategoria |
Remont |
Ulepszenie |
Metoda księgowania |
Koszty remontu są księgowane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu w okresie ich poniesienia. |
Koszty ulepszeń zwiększają wartość początkową środka trwałego i są rozliczane poprzez amortyzację. |
Amortyzacja |
Koszty remontu nie podlegają amortyzacji, ponieważ są jednorazowo zaliczane do kosztów. |
Koszty ulepszeń podlegają amortyzacji zgodnie z określoną stawką i zasadami dla środka trwałego. |
Wpływ na bilans |
Remont obniża wynik finansowy w okresie, w którym poniesiono koszty, ale nie wpływa na wartość środka trwałego. |
Ulepszenie zwiększa wartość środka trwałego, co wpływa na wzrost aktywów w bilansie. |
Aby móc odliczyć koszty remontu od podatku, należy przedstawić dowody w postaci faktur lub umów, a wydatki te nie mogą być kwalifikowane jako ulepszenie.
Remont biura a VAT
Wydatki na remont i wyposażenie biura można odliczyć zarówno od podatku dochodowego, jak i podatku VAT, jeśli przedsiębiorca jest jego czynnym płatnikiem. Wówczas możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z faktur za usługi remontowe oraz materiały budowlane. Stawka VAT na remont biura wynosi 23%.
Dotacja na remont biura
W Polsce istnieje możliwość uzyskania dotacji w ramach nowopowstałej lub istniejącej działalności gospodarczej. W tych ramach można otrzymaną dotację przeznaczyć na remont biura. Przykładowo, możesz skorzystać z:
- Funduszów Europejskich i programów krajowych,
- programów regionalnych.
O kryteriach kwalifikacji i ewentualnym naborze wniosków dowiesz się z oficjalnych stron unijnych i rządowych.
Praktyczne spojrzenie na najem lokalu
Podczas wynajmu lokalu użytkowego mogą wystąpić różne sytuacje związane z remontami i ulepszeniami, które wymagają odpowiedniego podejścia i jasno określonych zasad współpracy między wynajmującym a najemcą. Nieprawidłowe działania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i podatkowych. Warto przyjrzeć się kilku typowym sytuacjom i zrozumieć, jakie mogą mieć one skutki dla wynajmującego.
Sytuacja |
Konsekwencje dla wynajmującego |
Wykonanie remontu bez zgody najemcy |
• Możliwość powstania sporu prawnego z najemcą. •Roszczenia najemcy o odszkodowanie za zakłócenia w użytkowaniu lokalu. •Naruszenie umowy najmu, co może prowadzić do jej rozwiązania przez najemcę. |
Ulepszenie bez formalnej dokumentacji |
• Problemy z księgowaniem kosztów ulepszenia, co może skutkować błędami w sprawozdaniach finansowych. •Ryzyko utraty prawa do amortyzacji ulepszeń z powodu braku prawidłowej ewidencji księgowej. •Możliwość zakwestionowania wydatków przez organy podatkowe podczas kontroli. |
Niewłaściwe zakwalifikowanie kosztów |
• Zakwalifikowanie ulepszenia jako remontu może skutkować błędami w rozliczeniach podatkowych. •Kary finansowe i odsetki od zaległości podatkowych w przypadku kontroli skarbowej. •Problemy z ewidencją wartości środka trwałego, co może utrudniać jego późniejszą sprzedaż lub rozliczenia księgowe. |
Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy — ulepszenie środka trwałego: podsumowanie
Remont czy ulepszenie lokalu użytkowego to nie tylko kwestia obowiązków i kosztów – to także szansa na poprawę warunków pracy, atrakcyjności przestrzeni i zadowolenia obu stron umowy. Klucz tkwi w przejrzystych zasadach: dobrze skonstruowana umowa, wzajemne porozumienie i znajomość przepisów mogą zapobiec konfliktom i przekształcić trudności w korzyści.
Umowa najmu lokalu użytkowego - wzór do pobrania Zobacz
Materiał został zrealizowany we współpracy z radcą prawnym Michałem Koralewskim.
Jako copywriter i PR-owiec, od ponad 7 lat pomaga firmom z branży nieruchomościowej w tworzeniu wizerunku i podnoszeniu sprzedaży za pomocą treści. Dobra znajomość rynku nieruchomości oraz umiejętność analizowania i łączenia faktów sprawia, że tworzy merytoryczne teksty, pomagające zrozumieć mechanizmy rynkowe. Prywatnie entuzjastka śpiewu i gry na ukulele.
Subskrybuj rynekpierwotny.pl w Google News
PODZIEL SIĘ: