Twoja przeglądarka nie jest obsługiwana

Nowa odsłona RynkuPierwotnego została stworzona w oparciu o najnowsze technologie zapewniające szybsze działanie serwisu i maksymalne bezpieczeństwo. Niestety, Twoja aktualna przeglądarka nie wspiera tych technologii.

Sugerujemy pobranie najnowszej wersji jednej z poniższych wyszukiwarek:

Prawa i obowiązki wynajmującego lokal użytkowy: remont a ulepszenie środka trwałego podczas trwania umowy najmu lokalu [księgowanie i amortyzacja]

Ewelina Zajączkowska-Klec
Ewelina Zajączkowska-Klec

Data publikacji: 11.12.2024, Data aktualizacji: 11.12.2024

11 minut czytania

Średnia ocen 4/5 na podstawie 73 głosów

Prawa i obowiązki wynajmującego lokal użytkowy: remont a ulepszenie środka trwałego podczas najmu
Często spory miedzy właścicielem lokalu usługowego z najemcą lokalu budzi kwestia ponoszenia kosztów remontu takiego lokalu. Jakie koszty musi ponieść najemca a jakie wynajmujący? Jak wygląda kwestia rozliczeń z tego tytułu? Sprawdzisz na RynekPierwotny.pl.

Wynajem lokalu użytkowego niesie ze sobą wiele wątpliwości, szczególnie gdy pojawiają się kwestie związane z remontem. Kto powinien zapłacić za naprawę uszkodzonego okna? Czy modernizacja lokalu to obowiązek najemcy, czy wynajmującego? Jak prawidłowo rozliczać nakłady poniesione na ulepszenia środka trwałego?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

  • kto ponosi koszty remontu lokalu użytkowego,
  • jakie są rodzaje nakładów, czyli wydatków na remont wynajmowanego lokalu,
  • jakie są prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego lokal użytkowy.

Prawa i obowiązki stron umowy najmu

Na podstawie art. 659 § 1 k.c. w zw. z art. 662 § 1 k.c. wynajmujący powinien wydać najemcy lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Wynajmujący ma obowiązek zapewnienia działania instalacji i urządzeń związanych z budynkiem umożliwiającym najemcy korzystanie z wody, gazu, ciepła, energii elektrycznej, dźwigów osobowych oraz innych instalacji oraz urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i budynku.

Umowa najmu lokalu użytkowego - wzór do pobrania Zobacz

Wynajmujący jest również odpowiedzialny za ewentualne wady lokalu (np. wydanie lokalu o powierzchni mniejszej niż zostało to wskazane w umowie, nadmierny hałas czy nieprzyjemny zapach). W takiej sytuacji najemca ma prawo żądać obniżenia czynszu na czas doprowadzenia lokalu do stanu użyteczności.

Lokal, nienadający się prowadzenia działalności gospodarczej najemcy, jest podstawą do wypowiedzenia umowy najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Wypowiedzenia umowy najmu: wzór PDF i Word Czytaj więcej

Warto pamiętać, że art. 662 k.c. ma charakter względnie obowiązujący i strony mogą odmiennie regulować wydanie przedmiotu najmu, a co za tym idzie także kwestie nakładów o charakterze wykończeniowym na przedmiot najmu. Nie można negować zatem wprowadzenia do umowy zapisów, na podstawie których to najemca sam ma doprowadzić przedmiot do stanu nadającego się do umówionego użytku. Strony mogą ponadto postanowić, że w zamian za wykonany przez najemcę remont — obciążający wynajmującego, obniżony zostanie czynsz najmu, co stanowić będzie formę zwrotu nakładów poniesionych przez najemcę (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 08 maja 2015 r., sygn. I ACa 33/15).

Podstawowe obowiązki wynajmującego 

W umowie najmu powinno się określić, jakie nakłady na lokal może ponosić najemca. Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują, że bez zgody wynajmującego najemca nie może bowiem dokonywać zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem lokalu.

Rodzaje nakładów

Kodeks cywilny dzieli wydatki na remont na wynajmowany lokal na:

  • nakłady drobne,
  • nakłady konieczne, czyli takie, które umożliwiają prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu,
  • ulepszenia, które polegają na podniesieniu standardu lokalu.

Drobne nakłady - obowiązek najemcy

Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę. Do drobnych nakładów zalicza się między innymi dokonywanie napraw lokalu w zakresie:

  • naprawy podłóg,
  • drzwi i okien,
  • malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych,
  • niewielkie naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.

O tym, jakie nakłady zaliczają się do drobnych napraw, decydują okoliczności konkretnej sprawy. Co więcej, strony w umowie najmu mogą kwestie te doprecyzować, wskazując np. katalog drobnych nakładów, które obciążać będą najemcę.

Nakłady konieczne - obowiązek wynajmującego

Kolejną grupą nakładów na lokal są nakłady konieczne, uregulowane w art. 663 Kodeksu cywilnego. Chodzi tu o nakłady, których poniesienie jest potrzebne do prowadzenia w lokalu działalności, a których wykonanie obciąża wynajmującego.

Przepis art. 663 k.c. dotyczy wszakże tylko takich nakładów koniecznych, które doprowadzają do przywrócenia możliwości korzystania z lokalu w ramach przeciętnego, a nie podwyższonego standardu, chyba że inaczej umówiono się w treści umowy (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 19 stycznia 2015 r., sygn. I ACa 1427/14).

W takiej sytuacji najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego. Jeżeli najemca dokona naprawy koniecznej bez wyznaczenia wynajmującemu terminu, może dochodzić zwrotu nakładów jedynie na podstawie przepisów o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia (art. 752 i następne Kodeksu cywilnego). Najemca, który dokonał koniecznych napraw lokalu na koszt wynajmującego, może potrącić swoją wierzytelność z tego tytułu z wierzytelności wynajmującego z tytułu czynszu.

Ulepszenia w lokalu - obowiązek najemcy i wynajmującego?

Ulepszenia w lokalu, czyli podniesienie jego standardu, definiowane są jako nakłady, które zwiększają w chwili wydania przedmiotu najmu jego wartość lub użyteczność z uwzględnieniem przeznaczenia danego przedmiotu, a jednocześnie nie obciążają ani wynajmującego, zwłaszcza jako nakłady konieczne (art. 662 § 1 k.c. i art. 663 k.c.), ani najemcy, jako drobne nakłady, o których mowa w art. 662 § 2 k.c. (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 13 maja 2020 r., sygn. V ACa 731/19).

Jeżeli najemca dokonał ulepszeń w lokalu, które podnoszą jego standard, wówczas, jeśli umowa najmu nie stanowi inaczej, wynajmujący, w może:

  • albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo
  • żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Najemca ma prawo założenia w lokalu oświetlenia elektrycznego, gazu, telefonu, radia i innych podobnych urządzeń, chyba że sposób ich założenia sprzeciwia się obowiązującym przepisom albo zagraża bezpieczeństwu nieruchomości. Jeżeli do założenia urządzeń potrzebne jest współdziałanie wynajmującego, najemca może domagać się tego współdziałania za zwrotem wynikłych stąd kosztów.

 

malowanie mieszkania

Roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na lokal albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu tego lokalu. Warto w tym miejscu podkreślić, że roszczenie najemcy o zwrot wartości ulepszeń powstanie dopiero po pojawieniu się dwóch zdarzeń:

  • zwrotu przedmiotu najmu oraz
  • wykonaniu przez właściciela lokalu prawa wyboru (zatrzymanie ulepszeń za zapłatą ich wartości albo przywrócenie stanu poprzedniego przedmiotu najmu).

Jeżeli natomiast lokal uległ zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.

Wszystkie kwestie związane ze stanem lokalu, a także ponoszeniem i rozliczaniem nakładów poczynionych na ten lokal, mogą zostać uregulowane w umowie najmu. Dopiero gdy strony nie postanowiły inaczej, zastosowanie znajdą opisane powyżej reguły z przepisów art. 662, art. 663, bądź art. 676 kodeksu cywilnego. Należy mieć to na uwadze zarówno w przypadku, gdy dopiero negocjujemy treść umowy najmu, jak i gdy zamierzamy wystąpić z konkretnym roszczeniem do drugiej strony takiej umowy.

Remont lokalu a ulepszenie i koszty amortyzacji

Istnieje zasadnicza różnica między remontem a ulepszeniem, choć na pierwszy rzut oka, oba pojęcia mogą wydawać się tożsame. Ulepszenie to podniesienie standardu lokalu, jego adaptacja lub rozbudowa. Drugim ńwarunkiem uznania prac za ulepszenie środka trwałego jest poniesienie kwoty większej niż 10 000 zł w roku podatkowym, a wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego i są ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.

Remont natomiast ma na celu przywrócenie lokalu do stanu pierwotnego lub zapewnienie jego funkcjonowania poprzez usunięcie uszkodzeń i naprawę istniejących elementów. Nie zwiększa to wartości początkowej lokalu ani jego przeznaczenia. Wydatki poniesione na remont traktuje się jako koszty uzyskania przychodu i zalicza bezpośrednio do kosztów podatkowych (wyjątkiem jest sytuacja, w której remont ma miejsce jeszcze przed oddaniem do użytkowania - wtedy powiększa wartość początkową). 

 

Remont

Ulepszenie

Definicja

Przywrócenie środka trwałego do pierwotnego stanu użytkowego poprzez naprawy w lokalu i konserwację.

Zmiana środka trwałego zwiększająca jego wartość użytkową, funkcjonalność lub wydajność.

Cel

Utrzymanie stanu technicznego i funkcjonalności środka trwałego, zapewnienie możliwości jego dalszego użytkowania.

Zwiększenie wartości środka trwałego, poprawa jego funkcjonalności lub dostosowanie do nowych celów.

Przykłady

Malowanie ścian, wymiana uszkodzonych okien, naprawa instalacji elektrycznej.

Instalacja klimatyzacji, rozbudowa biura, wymiana zwykłych okien na energooszczędne.

Księgowanie

Zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.

Zwiększa wartość początkową środka trwałego i podlega amortyzacji.

Przyjrzyjmy się jeszcze, jakie obowiązki ma wynajmujący względem najemcy przy remoncie i ulepszeniu:

Obowiązek

Remont

Ulepszenie

Zgoda najemcy

Zgoda najemcy nie zawsze jest wymagana, zwłaszcza jeśli remont dotyczy utrzymania lokalu w stanie technicznym umożliwiającym użytkowanie.

Zgoda najemcy jest zwykle wymagana, ponieważ ulepszenie zmienia stan lokalu i może wpływać na warunki najmu.

Informowanie o pracach

Wynajmujący powinien poinformować najemcę z wyprzedzeniem o planowanych pracach i harmonogramie, szczególnie jeśli mogą one zakłócać użytkowanie lokalu.

Wynajmujący musi poinformować najemcę o planowanych ulepszeniach z wyprzedzeniem i uzyskać akceptację, przedstawiając szczegóły zakresu i harmonogramu prac.

Odpowiedzialność za koszty

Koszty remontu w większości przypadków ponosi wynajmujący, chyba że w umowie uzgodniono inaczej (np. drobne naprawy należą do najemcy).

Koszty ulepszeń może ponosić zarówno jak i najemca. W przypadku ulepszeń na życzenie najemcy koszty mogą być podzielone lub całkowicie pokryte przez najemcę.

Czas realizacji

Prace remontowe powinny być realizowane w możliwie najkrótszym czasie, aby nie zakłócały nadmiernie działalności najemcy.

Czas realizacji zależy od zakresu ulepszeń i powinien być uzgodniony z najemcą, zwłaszcza jeśli prace mogą wpłynąć na korzystanie z lokalu.

Czy remont można odliczyć od podatku?

Tak. Jak już wcześniej parokrotnie podkreślono, remont lokalu użytkowego może być wliczony w koszt uzyskania przychodu. Tworzy to możliwość odpowiednich odliczeń podatkowych. Nie ma tu znaczenia, jak duże koszty wygeneruje remont (nie ma górnej granicy wydatków remontowych).

Kategoria

Remont

Ulepszenie

Metoda księgowania

Koszty remontu są księgowane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu w okresie ich poniesienia.

Koszty ulepszeń zwiększają wartość początkową środka trwałego i są rozliczane poprzez amortyzację.

Amortyzacja

Koszty remontu nie podlegają amortyzacji, ponieważ są jednorazowo zaliczane do kosztów.

Koszty ulepszeń podlegają amortyzacji zgodnie z określoną stawką i zasadami dla środka trwałego.

Wpływ na bilans

Remont obniża wynik finansowy w okresie, w którym poniesiono koszty, ale nie wpływa na wartość środka trwałego.

Ulepszenie zwiększa wartość środka trwałego, co wpływa na wzrost aktywów w bilansie.

Aby móc odliczyć koszty remontu od podatku, należy przedstawić dowody w postaci faktur lub umów, a wydatki te nie mogą być kwalifikowane jako ulepszenie. 

Remont biura a VAT

Wydatki na remont i wyposażenie biura można odliczyć zarówno od podatku dochodowego, jak i podatku VAT, jeśli przedsiębiorca jest jego czynnym płatnikiem. Wówczas możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z faktur za usługi remontowe oraz materiały budowlane. Stawka VAT na remont biura wynosi 23%.

założenie w lokalu oświetlenia elektrycznego

Dotacja na remont biura

W Polsce istnieje możliwość uzyskania dotacji w ramach nowopowstałej lub istniejącej działalności gospodarczej. W tych ramach można otrzymaną dotację przeznaczyć na remont biura. Przykładowo, możesz skorzystać z:

  • Funduszów Europejskich i programów krajowych, 
  • programów regionalnych. 

O kryteriach kwalifikacji i ewentualnym naborze wniosków dowiesz się z oficjalnych stron unijnych i rządowych.

Praktyczne spojrzenie na najem lokalu

Podczas wynajmu lokalu użytkowego mogą wystąpić różne sytuacje związane z remontami i ulepszeniami, które wymagają odpowiedniego podejścia i jasno określonych zasad współpracy między wynajmującym a najemcą. Nieprawidłowe działania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i podatkowych. Warto przyjrzeć się kilku typowym sytuacjom i zrozumieć, jakie mogą mieć one skutki dla wynajmującego.

Sytuacja

Konsekwencje dla wynajmującego

Wykonanie remontu bez zgody najemcy

• Możliwość powstania sporu prawnego z najemcą.

•Roszczenia najemcy o odszkodowanie za zakłócenia w użytkowaniu lokalu.

•Naruszenie umowy najmu, co może prowadzić do jej rozwiązania przez najemcę.

Ulepszenie bez formalnej dokumentacji

• Problemy z księgowaniem kosztów ulepszenia, co może skutkować błędami w sprawozdaniach finansowych.

•Ryzyko utraty prawa do amortyzacji ulepszeń z powodu braku prawidłowej ewidencji księgowej.

•Możliwość zakwestionowania wydatków przez organy podatkowe podczas kontroli.

Niewłaściwe zakwalifikowanie kosztów

• Zakwalifikowanie ulepszenia jako remontu może skutkować błędami w rozliczeniach podatkowych.

•Kary finansowe i odsetki od zaległości podatkowych w przypadku kontroli skarbowej.

•Problemy z ewidencją wartości środka trwałego, co może utrudniać jego późniejszą sprzedaż lub rozliczenia księgowe.

Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy — ulepszenie środka trwałego: podsumowanie

Remont czy ulepszenie lokalu użytkowego to nie tylko kwestia obowiązków i kosztów – to także szansa na poprawę warunków pracy, atrakcyjności przestrzeni i zadowolenia obu stron umowy. Klucz tkwi w przejrzystych zasadach: dobrze skonstruowana umowa, wzajemne porozumienie i znajomość przepisów mogą zapobiec konfliktom i przekształcić trudności w korzyści.

Umowa najmu lokalu użytkowego - wzór do pobrania Zobacz

Materiał został zrealizowany we współpracy z radcą prawnym Michałem Koralewskim.

remont mieszkania z architektem
Ewelina Zajączkowska-Klec

Jako copywriter i PR-owiec, od ponad 7 lat pomaga firmom z branży nieruchomościowej w tworzeniu wizerunku i podnoszeniu sprzedaży za pomocą treści. Dobra znajomość rynku nieruchomości oraz umiejętność analizowania i łączenia faktów sprawia, że tworzy merytoryczne teksty, pomagające zrozumieć mechanizmy rynkowe. Prywatnie entuzjastka śpiewu i gry na ukulele.

Subskrybuj rynekpierwotny.pl w Google News

PODZIEL SIĘ:

OCEŃ ARTYKUŁ:

Komentowanie dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników.

    Artykuły powiązane

    • Nadpłata kredytu hipotecznego: wcześniejsza spłata kredytu a odsetki, prowizja i opłacalność nadpłaty kredytu

      Nadpłata kredytu hipotecznego: wcześniejsza spłata kredytu a odsetki, prowizja i opłacalność nadpłaty kredytu

      Życie bez długoterminowych zobowiązań finansowych jest znacznie prostsze. Dlatego wielu kredytobiorców decyduje się na spłacenie długu przed wyznaczonym terminem. Kto najczęściej dokonuje częściowej lub całkowitej spłaty kredytu? Dlaczego warto o tym pomyśleć? Czy można uzyskać zwrot prowizji za wcześniejszą spłatę kredytu? Wyjaśniamy.

      29 lutego 2024

      Daniel Grzegorzek

    • Jak urządzić garderobę: projekt małej garderoby na poddaszu, pod skosem i w sypialni

      Jak urządzić garderobę: projekt małej garderoby na poddaszu, pod skosem i w sypialni

      Garderoba jest miejscem, do którego zaglądamy codziennie. Coraz częściej zastępuje duże szafy i komody w nowocześnie zaprojektowanych mieszkaniach i domach. Takie pomieszczenie powinno być zaaranżowane w przemyślany sposób, tak by wszystko, co potrzebne znaleźć nawet w pośpiechu. Czym charakteryzuje się funkcjonalna garderoba? Jak urządzić stylowe pomieszczenie o niewielkim metrażu? Wyjaśniamy.

      07 lutego 2024

      Dagmara Osińska

    • Czy warto teraz sprzedać mieszkanie i kupić nowe?

      Czy warto teraz sprzedać mieszkanie i kupić nowe?

      Sprzedać czy nie sprzedać? Oto jest pytanie. Decyzja o zbyciu własnej nieruchomości nigdy nie należała do najprostszych. Uzyskanie satysfakcjonującej ceny zależy bowiem od wielu czynników. Istotny jest popyt na rynku, wielkość oferty mieszkaniowej, dostęp do kredytów hipotecznych czy ogólna sytuacja gospodarcza. Zatem czy aktualna sytuacja na rynku nieruchomości to dobry moment na sprzedaż nieruchomości? Tego dowiesz się w naszym tekście.

      26 stycznia 2024

      Marcin Moneta

    • Jak dbać o trawnik po zimie, na wiosnę, latem i jesienią?

      Jak dbać o trawnik po zimie, na wiosnę, latem i jesienią?

      Zadbany ogród powinien być starannie pokryty trawą w soczyście zielonym kolorze. Utrzymanie pięknej zieleni wymaga jednak sporych nakładów pracy oraz cierpliwości. Jak dbać o trawnik wiosną, latem i w okresie jesienno-zimowym? Przedstawiamy najważniejsze zasady pielęgnacji.

      19 stycznia 2024

      Dagmara Osińska

    Nagrody i wyróżnienia

    Nagroda Forbes 2022
    Nagroda Forbes 2021
    Nagroda Digital Excellence Awards 2022
    Nagroda Laur Klienta 2023
    Nagroda Dobry Pracodawca 2023
    Nagroda Gazele Biznesu 2023