Wynajem czy podnajem – o co chodzi?

Właściciele mieszkań na wynajem zastanawiają się jak zarządzać nieruchomością, aby najem był zarówno opłacalny, jak i bezpieczny. W ostatnim czasie jest coraz więcej możliwości. Mieszkanie można wynajmować samemu, nawiązać współpracę z firmą zajmującą się zarządzaniem najmem lub przekazać do podnajmu. Zanim odpowiemy sobie na pytanie, co dla właściciela jest najlepsze wytłumaczmy co te pojęcia znaczą.

Co musisz wiedzieć o wynajmie?

Nieruchomość, którą np. odziedziczyliśmy lub zakupiliśmy w celach inwestycyjnych można przeznaczyć na wynajem. Ta metoda jest bardzo prosta i znana od dawna. Polega ona na wynajmie lokalu przez właściciela osobom trzecim. Można wynajmować lokale mieszkalne, komercyjne czy biurowe. Ważnym atutem wynajmu mieszkań jest brak naliczenia podatku VAT. Najlepiej wynajmują się małe metraże. Dużą popularność zyskują mikro-kawalerki.

Najem należy potwierdzić umową. Umowę najmu można zawrzeć na czas określony (np. rok, dwa lata) lub na czas nieokreślony. Jeżeli umowa zostanie zawarta na czas określony w wysokości dziesięciu lat po upływie tego czasu uznaje się ją za zawartą na czas nieokreślony. Umowa powinna mieć formę pisemną oraz określać wysokość czynszu, oraz termin zapłaty. Powinna również określać okres wypowiedzenia – ustawowy czas to miesiąc.

Przed oddaniem lokalu najemcy warto sporządzić dokładną inwentaryzację oraz dokumentację zdjęciową.  Protokół z opisem lokalu i jego wyposażenia poszerzony o stan liczników powinien stanowić aneks do umowy i zostać podpisany przez najemcę. Dzięki temu jasno określone jest, w jakim stanie właściciel przekazuje lokal najemcy i na jego podstawie może oczekiwać zwrotu lokalu
w niepogorszonym  stanie. Protokół z inwentaryzacji może być również podstawą do rozliczenia kaucji w przypadku ewentualnych zniszczeń.

Kolejną kwestią jest przystosowanie lokalu do najmu. Odpowiednie przygotowanie lokalu oznacza działanie na różnych płaszczyznach. Chodzi o zapewnienie odpowiedniego wystroju, wyposażenia (łatwiej wynająć umeblowany lokal), usunięcie usterek technicznych czy posprzątanie mieszkania. Lokal musi również spełniać standardy bezpieczeństwa tj. drzwi i okna muszą się poprawnie zamykać, systemy elektryczne oraz wentylacyjne muszą być sprawne. Pamiętaj! Będąc właścicielem nieruchomości odpowiadasz za stan techniczny lokalu oraz za bezpieczeństwo osób w nim przebywających.

Relacja pomiędzy właścicielem a najemcą jest biznesowa, a nie towarzyska, ale trzeba wziąć pod uwagę, że zadowolony ze współpracy najemca to stabilny najem. Przy przekazaniu lokalu przekaż najemcy jak najwięcej informacji. Pokaż, jak działają sprzęty AGD czy gdzie są zlokalizowane liczniki. Warto również przekazać listę z numerami alarmowymi (policja, pogotowie energetyczne itp.). Dla pewności do listy dopisz swój numer oraz numer do ochrony budynku (jeżeli występuje). Atutem będzie również przekazanie informacji o pobliskich sklepach, banku, poczcie czy restauracji. Takie zachowanie wzbudzi zaufanie i finalnie może zaowocować długoterminowym, bezproblemowym najmem. 

Podnajem – co to znaczy?

Podnajem to oddanie nieruchomości innemu podmiotowi w dalszy najem. Jest to wygodne rozwiązanie dla właścicieli, którzy nie mają czasu na zajmowanie się mieszkaniem lub nie dysponują odpowiednią w tym zakresie wiedzą. W przypadku podnajmu najemcą jest przeważnie firma. Do obowiązków najemcy należy regularne płacenie czynszu bez względu na to, czy aktualnie ma podnajemców, czy też nie.

Standardowa umowa podnajmu powinna wskazywać termin trwania umowy. Dodatkowo obligatoryjnie w umowie muszą znaleźć się informacje dotyczące wysokości czynszu i opłat za media, terminu zapłaty oraz określenie warunków wypowiedzenia umowy. Fakultatywnie można zawrzeć zapis odnoszący się co do zastrzeżeń odnośnie dokonywania zmian w lokalu czy opis kar umownych. Podnajem może stanowić podstawę dla wieloletniej umowy najmu z gwarancją zysku bez konieczności częstych rozliczeń np. kaucji. Zwalnia to też właściciela z generowania nowych dokumentów, ponieważ w przypadku podnajmu media przepisuje się na najemcę a umowa powinna określać jego obowiązek regulowania wszelkich opłat.

Przy podnajmie ważną kwestią jest interpretacja indywidualna odnośnie do kwestii VAT. Jak wiadomo najem na cele mieszkaniowe jest zwolniony z podatku, ale w przypadku podnajmu właściciel wynajmuje mieszkanie firmie, która na tym zarabia co może być traktowane jako najem komercyjny.

Podnajem czy zarządzanie najmem?

Jest jeszcze trzecia możliwość wynajmu. Właściciel może nawiązać współpracę z firmą zajmującą się zarządzaniem najmem. Kontrolowanie najmu jest czasochłonne i wymagające dużego zaangażowania. W czym właścicielowi może pomóc firma specjalizująca się w tej dziedzinie? Wyjaśnijmy, jak to działa.

Chcąc rozpocząć kooperację z firmą zarządzającą lokalami na wynajem skontaktuj się z jej przedstawicielem i poproś o przedstawienie oferty. Często z ofertą wysyłany jest wzór umowy, więc warto się z nią dokładnie zapoznać. Umowa powinna jasno określać przedmiot umowy, wysokość wynagrodzenia dla firmy oraz zakres jej działania, obowiązki i odpowiedzialność. Taki dokument musi zawierać również obowiązki właściciela, aby było jasne np. jakie dokumenty należy okazać przed przekazaniem lokalu lub jakie informacje są konieczne dla poprawnej współpracy. Ponadto umowa musi określać czas obowiązywania i warunki wypowiedzenia. Na sam koniec dla ułatwienia przepływu informacji powinna zawierać punkt odnoszący się do sposobu komunikacji, gdzie podane są wszystkie ważne numery kontaktowe lub adresy e-mail.

Większość firm zajmujących się zarządzaniem najmem działa jako pełnomocnik właściciela. Na umowie najmu widnieją dane właściciela oraz najemcy. Nie gwarantują czynszu. Jeżeli w lokalu akurat jest pustostan właściciel zobligowany jest do tego, aby uiszczać wszelkie opłaty za media czy do administracji. Współpraca ma charakter win-win, co znaczy, że firma, tak jak właściciel, zarabia tylko wtedy, kiedy mieszkanie jest wynajęte.  Takie rozwiązanie jest motywacją dla pracowników firmy, aby przykładać się do swojej pracy i nie dopuszczać do pustostanów. Umowy najmu są skonstruowane tak, aby w okresie wypowiedzenia można było szukać już kolejnych najemców w wyniku czego zdarza się, że pustostan nie występuje przez długi czas. Firmy zarządzające najmem sprawdzają się przy najmie długoterminowym, gdyż umowy z najemcami są podpisywane minimum na rok z możliwością przedłużenia.

W czym właścicielowi może pomóc taka współpraca? Pracownicy firm zarządzających najmem mogą odciążyć właściciela od wielu obowiązków. Wiele z nich pomaga przystosować lokal do najmu, odpowiada za cały proces marketingu tj. redagowanie ogłoszenia, wykonanie zdjęć do ogłoszenia, umieszczenie ogłoszenia mieszkania na wielu portalach internetowych. Pracownicy takiej firmy monitorują zainteresowanie i na bieżąco wprowadzają zmiany w ofercie, aby była jak najatrakcyjniejsza dla potencjalnych najemców. Po stronie opiekunów mieszkań leży również pokazywanie lokalu zainteresowanym oraz ich weryfikacja. Gdy znajdzie się najemca przedstawiciel firmy podpisuje umowę najmu w imieniu właściciela.

Co więcej? W trakcie trwania najmu opiekun mieszkania cyklicznie sprawdza stan lokalu. Po stronie zleceniobiorcy leży również opłacanie rachunków za media czy uiszczanie opłat administracyjnych oraz kontrola wpłat od najemców. W przypadku zaległości w opłacaniu czynszu proces windykacji leży po stronie firmy. Atutem takiej współpracy jest również fakt, że specjaliści zajmują się rozliczeniem finansowym po zakończeniu najmu.

Ważną kwestią jest kontakt z najemcami. W razie awarii najemcy kontaktują się bezpośrednio
z opiekunem mieszkania lub biurem obsługi klienta, gdzie uzyskują informacje co dalej należy zrobić lub po prostu wysyła się do mieszkania fachowca, który naprawi usterkę.

Proces zarządzania najmem w przeciwieństwie do podnajmu daje możliwość kontrolowania tego, co dzieje się z lokalem. Firmy zarządzające mieszkaniami przynajmniej raz w miesiącu wysyłają do właścicieli raporty z opisem stanu mieszkania.

Co jeszcze różni te dwie metody? Umowy podnajmu są pisane przez przedsiębiorców, którzy taki najem oferują, przez co nie są tak bardzo restrykcyjne i w mniejszym stopniu chronią właściciela lokalu.

Co wybrać?

Metod wynajmu lokalu jest wiele. Zanim wybierzesz jedną z opcji przeanalizuj własne potrzeby i plany odnośnie nieruchomości. Podnajem może być wygodny i opłacalny ze względu na czynsz gwarantowany, ale wynajmując z firmą zajmującą się zarządzaniem lokalami na wynajem masz większą kontrolę nad tym, co dzieje się z Twoim mieszkaniem.  Sprawdź również kwestie podatkowe. Korzystając z usługi zarządzania najmem nadal jesteś zwolniony z podatku VAT, jednak przy podnajmie nie jest to oczywiste. Warto wystąpić o interpretację indywidualną, ponieważ tak jak już było wcześniej wspomniane podnajem może być traktowany jako najem komercyjny. Przed podjęciem decyzji każdy właściciel mieszkania na wynajem musi odpowiedzieć sobie na pytanie – czy bardziej ceni sobie bezpieczeństwo czy zysk.

Autor: Martyna Balcerzak