Weryfikacja najemcy: jak sprawdzić najemcę w BIK, KRD i samodzielnie przez Certyfikat Najemcy?

Zaleganie z płatnością czynszu stanowi w Polsce powszechny problem. Jak wynika z danych GUS,  w naszym kraju jest przeszło 355 tysięcy zadłużonych mieszkań, a łączna kwota zadłużenia przekracza już 4,3 miliarda złotych. Długi czynszowe dotyczą w największym stopniu mieszkań komunalnych.

Nieuczciwi najemcy nie tylko zalegają z czynszem, lecz także powodują inne kłopoty – np. zakłócają spokój sąsiadów czy niszczą nieruchomość i wyposażenie. Dowiedz się, jak sprawdzić lokatora w 2025 roku, aby w jak największym stopniu ograniczyć ryzyko potencjalnych problemów.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• jakie są sposoby na sprawdzenie lokatora w 2025 roku,
• jak sprawdzić, czy ktoś ma długi,
• jak sprawdzić zadłużenie osoby prywatnej,
• czy wynajmujący może nie oddać kaucji.

Jakich zasad powinien przestrzegać potencjalny najemca?

Lokatorzy powinni przestrzegać wszystkich zasad uwzględnionych w zawartej umowie wynajmu nieruchomości. Mają obowiązek przede wszystkim:

• płacić w terminie czynsz,
• przestrzegać ciszy nocnej,
• zgłaszać wynajmującemu ewentualne usterki,
• używać wyposażenia mieszkania zgodnie z jego przeznaczeniem,
• opuścić lokal we wskazanym w umowie terminie oraz zwrócić klucze.

Jak zweryfikować najemcę mieszkania?

Istnieje wiele sposobów na to, jak sprawdzić najemcę mieszkania. Kluczowa jest weryfikacja tożsamości, dochodów oraz innych zobowiązań.

Tabela: metody weryfikacji najemców

Sprawdzenie tożsamości najemcy – jak przeprowadzić weryfikację danych osobowych?

Aby zweryfikować wiarygodność najemcy, warto poprosić go o przedstawienie dowodu osobistego lub  innego dokumentu tożsamości, np. paszportu. Wynajmujący będzie mógł dzięki temu sprawdzić takie dane jak seria i numer dokumentu, imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia oraz numer PESEL. Dobrym rozwiązaniem, aby pozyskać tego typu informacje, może być dołączenie ankiety osobowej do umowy najmu.

Sprawdzenie tożsamości najemcy jest niezbędne, aby w razie takiej konieczności wezwać najemcę do przestrzegania warunków umowy oraz rozpocząć proces windykacji należności. Wynajmujący powinien poinformować lokatora o zakresie i sposobie przetwarzania danych, a także zadbać o ich odpowiednią ochronę.

Weryfikacja najemców pod względem dochodów – sprawdź, czy stać ich na wynajem

Często stosowaną praktyką przed podpisaniem umowy najmu jest weryfikacja, czy przyszły najemca ma wystarczające dochody, aby regularnie płacić czynsz. Podobnie jak w przypadku ustalania zdolności kredytowej, można zażądać zaświadczenia o dochodach od pracodawcy, wyciągu z konta bankowego, kopii umowy o pracę lub dokumentów potwierdzających inne uzyskiwane przychody (np. rentę czy stypendium). W przypadku wynajmu mieszkania studentom stroną umowy najmu mogą być rodzice, jeśli w praktyce to oni będą ponosić koszty zakwaterowania.

Tabela: dokumenty przydatne do weryfikacji najemcy

Weryfikacja dochodów najemców lokali komunalnych

Gminy mogą maksymalnie raz na 18 miesięcy wezwać najemców lokali komunalnych do przedstawienia deklaracji o wysokości dochodów w ich gospodarstwach domowym. Ma to na celu weryfikację, czy w dalszym ciągu spełniają kryterium dochodowe pozwalające korzystać z mieszkania należącego do zasobów gminy. Jeśli najemca nie złoży stosownej deklaracji w terminie 30 dni od wezwania, wtedy gmina może mu podwyższyć czynsz.

Weryfikacja najemców w rejestrach dłużników

Rejestry dłużników są prowadzone w większości przez prywatne firmy. Służą głównie sprawdzaniu wiarygodności kontrahenta lub klienta banku, lecz niektóre pozwalają także dowiedzieć się, czy lokator jest zadłużony.

Weryfikacja najemcy na giełdach długów

Łatwym sposobem na to, jak sprawdzić, czy najemca ma długi, jest zweryfikowanie ogólnodostępnych giełd wierzytelności. Są to serwisy, które zawierają bazę dłużników. Można ich wyszukiwać m.in. na podstawie imienia i nazwiska, adresu, nazwy firmy czy numeru NIP.

Jak przeprowadzić weryfikację, jeśli chcemy sprawdzić najemcę w BIK?

BIK to wiarygodny rejestr dłużników, z którego korzystają m.in. banki przed udzieleniem kredytu. Bez zgody drugiej strony można weryfikować jedynie wypłacalność przedsiębiorców. Raport o kontrahencie pozwala dowiedzieć się, czy dana firma znajduje się w rejestrze dłużników i poznać szczegóły długów – ich liczbę, kwotę, czas obowiązywania oraz nazwę wierzyciela.

Jak sprawdzić najemcę w BIK, jeśli jest osobą fizyczną? Trzeba w tym celu zwrócić się do niego z prośbą, aby wygenerował raport na swój temat, a następnie przekazał go wynajmującemu do wglądu. W dokumencie takim znajdują się szczegółowe informacje dotyczące historii kredytowej, aktualnie spłacanych kredytów i pożyczek, długów z bazy BIG InfoMonitor czy podjętych działaniach windykacyjnych. Raport BIK zawiera także podstawowe dane osobowe, w tym imię i nazwisko, numer PESEL czy telefon.

Jak sprawdzić najemcę w KRD?

KRD to baza, która zawiera jedynie informacje na temat wiarygodności finansowej przedsiębiorców, m.in. na podstawie danych ze sprawozdań finansowych czy publicznych giełd długów. Z treści pobranego raportu można dowiedzieć się m.in. jaka jest łączna liczba i kwota zobowiązań kontrahenta, a także poznać dane osobowe wierzycieli czy liczbę dni ewentualnych opóźnień w płatnościach.

Certyfikat Najemcy w systemie Simpl.rent

Specjalistyczna weryfikacja najemcy jest możliwa całkowicie online. Pozwala na to Certyfikat Najemcy – zdalna usługa, którą oferuje np. bank PKO BP. Proces weryfikacji jest kilkuetapowy, lecz zwykle trwa maksymalnie godzinę od momentu dostarczenia dokumentów przez najemcę. Załącza on w systemie niezbędne dokumenty, weryfikuje swoją tożsamość – np. przez e-bankowość lub selfie, a następnie sprawdza własną wiarygodność finansową oraz historię kredytową.

Certyfikat Najemcy opiera się na danych z różnych rejestrów dłużników, w tym KRD, BIG InfoMonitor, BIK czy BIG ERIF. Pozwala dowiedzieć się m.in., jakie są miesięczne dochody netto i status zatrudnienia najemcy, czy ma długi lub zaciągnięte albo niespłacone kredyty. Dokument z certyfikatem trafia automatycznie zarówno do najemcy, jak i wynajmującego.

Krajowy rejestr nieuczciwych najemców

Jedynym państwowym rejestrem, który może być użyteczny dla wynajmujących, jest Krajowy Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, powstały w ramach Krajowego Rejestru Sądowego. W bazie dłużników znajdują się zarówno firmy, jak i osoby fizyczne, którzy mają zaległości w spłacie dłuższe niż 6 miesięcy. 

Z wnioskiem o wpis może wystąpić każdy wynajmujący, który posiada tytuł wykonawczy przeciwko najemcy – jeśli ten w ciągu 30 dni od wezwania do zapłaty nie uregulował należności. Aby sprawdzić, czy osoba fizyczna widnieje w RDN, wystarczy wpisać jej numer PESEL lub imię i nazwisko. Weryfikacja firm wymaga wprowadzenia numeru REGON lub KRS. W bazie znajduje się niespełna milion niewypłacalnych dłużników. Opłata za weryfikację najemcy wynosi 15 zł – można zapłacić kartą kredytową lub debetową.

Rejestr Dzikich Lokatorów – baza nieuczciwych najemców

Rejestr Dzikich Lokatorów to baza zawierająca informacje o nieuczciwych najemcach, którzy:

• nie płacą czynszu,
• zamieszkują lokal, do którego nie mają prawa,
• nie przestrzegają lokalnych przepisów dotyczących najemców,
• działają w sposób zakłócający dla sąsiadów,
• dewastują mieszkanie.

W bazie znajdują się informacje pozyskane z rejestrów KRD, BIG oraz w trakcie tzw. białych wywiadów. Ile trzeba zapłacić, aby sprawdzić Rejestr Dzikich Lokatorów? Cennik na stronie internetowej grupy eXmiter wskazuje, że weryfikacja lokatora kosztuje 19 zł, a zgłoszenie nieuczciwego najemcy jest bezpłatne.

O co zapytać najemcę przed podpisaniem umowy najmu?

Jednym z etapów weryfikacji potencjalnego lokatora powinno byś osobiste spotkanie z taką osobą. Warto zadać jej szereg pytań, które pozwolą sprawdzić jego oczekiwania, nawyki, dotychczasową historię najmu, usposobienie czy zdolność do terminowego opłacania czynszu.

W trakcie spotkania można zadać m.in. następujące pytania:

• Czym się zajmujesz na co dzień i gdzie pracujesz?
• Jakie są twoje zainteresowania?
• Czy palisz papierosy?
• Czy planujesz urządzać w mieszkaniu imprezy?
• Czy masz lub chcesz mieć w przyszłości zwierzęta?
• Jaka jest twoja sytuacja rodzinna?
• Ile miesięcznie zarabiasz?
• Od jak długiego czasu pracujesz w obecnej firmie i ile razy zmieniałeś miejsce zatrudnienia?
• Czy planujesz zmiany w wykończeniu lub aranżacji lokalu?
• Czy wynajmowałeś wcześniej inne mieszkanie? Jeśli tak, to dlaczego się wyprowadziłeś?
• Jak długo planujesz wynajmować lokal,
• Czy mógłbyś mi podać numer telefonu do poprzedniego najemcy

Zawarcie umowy najmu mieszkania 

Pisemna umowa najmu jest podstawowym dokumentem, który zabezpiecza wynajmującego przed nieuczciwym najemcą. Załącznikiem do umowy może być regulamin, który w szczegółowy sposób określa zasady korzystania z lokalu.

W treści umowy z najemcą warto umieścić m.in. zapisy dotyczące:

• danych osobowych i adresowych obu stron,
• okresu trwania umowy i możliwości jej przedłużenia,
• praw i obowiązków obu stron,
• możliwości wypowiedzenia umowy i dochodzenia roszczeń,
• zgody na przebywanie zwierząt w mieszkaniu,
• odpowiedzialności za ewentualne szkody,
• możliwości palenia papierosów w lokalu,
• zasad podnajmu mieszkania,
• kosztów, terminu i sposobu płatności czynszu,
• wysokości kaucji zwrotnej,
• zasad przeprowadzania napraw i remontów oraz wymiany sprzętu.

Dodatkowe zabezpieczenia umowy najmu

Istnieje wiele rozwiązań prawnych, które można zastosować jako zabezpieczenie przed niewypłacalnością najemcy mieszkania – np. poddanie się egzekucji w drodze aktu notarialnego, kaucja zwrotna czy poręczenie. Warto także sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy.

Kaucja zwrotna

Jest to zabezpieczenie na wypadek, gdyby najemca nie wywiązał się z warunków umowy – np. zalegał z płatnością czynszu, przedwcześnie wypowiedział umowę, zdewastował mieszkanie czy ukradł element wyposażenia. Kaucja zazwyczaj jest równa wysokości jednego lub dwóch czynszów i co do zasady ma charakter zwrotny. Jednak czy wynajmujący może nie oddać kaucji? Taka sytuacja jest dopuszczalna, jeśli lokator złamie warunki umowy. Kaucja służy wtedy np. do pokrycia zaległego czynszu czy naprawy uszkodzeń. Wynajmujący może potrącić ją częściowo lub w całości – w zależności od tego, jaką poniósł stratę.

Umowa najmu okazjonalnego – podpisz ją, zanim wynajmiesz komuś mieszkanie

Umowa najmu okazjonalnego zakłada dobrowolne poddanie się egzekucji przez najemcę w sytuacji, gdyby przestał płacić czynsz lub w inny rażący sposób złamał warunki umowy. Musi on wtedy opuścić lokal w wyznaczonym terminie. Dobrowolne poddanie się egzekucji wymaga formy aktu notarialnego. Jest to sposób na uzyskanie tytułu egzekucyjnego bez prowadzenia sporu sądowego. Takie rozwiązanie będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy umowa najmu została zawarta na czas określony (do 10 lat), a wynajmujący nie prowadzi działalności gospodarczej. 

Dokument najmu okazjonalnego powinien wskazywać adres lokalu, do którego uda się najemca, gdy złamie warunki umowy. Wymaga to zgody właściciela takiego mieszkania – powinna ona stanowić załącznik do umowy. Gdyby najemca nie chciał opuścić nieruchomości, wynajmujący może w trybie przyspieszonym wyegzekwować dług z udziałem komornika lub dokonać szybkiej eksmisji. 

Poręczenie najmu mieszkania – wzór

Dodatkowym zabezpieczeniem umowy najmu może być poręczenie spłaty swoich zobowiązań przez osobę trzecią. Zobowiąże się ona do uregulowania zaległości czynszowych na wypadek, gdyby najemca zalegał z płatnościami. Umowa poręczenia może stanowić załącznik do umowy najmu. Należy sporządzić ją na piśmie.

Nie istnieje jeden obowiązujący wzór umowy poręczenia. W takim dokumencie warto jednak zawrzeć następujące elementy:

• miejsce i data ustanowienia poręczenia
• dane osobowe poręczyciela i najemcy: imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego oraz dokładny adres,
• adres mieszkania, które najemca chce wynająć,
• oświadczenie o poręczeniu za zobowiązanie z tytułu najmu,
• oświadczenie poręczyciela, że zna zapisy umowy najmu, której wykonanie poręcza,
• oświadczenia poręczyciela o swojej sytuacji finansowej, zaciągniętych zobowiązaniach, źródle i wysokości dochodu, stanie cywilnym oraz wspólności lub rozdzielności majątkowej,
• zakres i okres obowiązywania poręczenia,
• informacje o zasadach i formie ewentualnych przyszłych zmian w dokumencie poręczenia,
• data i podpis poręczyciela.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Jednym z załączników do umowy powinien być również protokół zdawczo-odbiorczy. Jest to dokument, który określa stan i wyposażenie lokalu, a także wskazania liczników przed wprowadzeniem się najemcy do mieszkania. Warto dołączyć do takiego protokołu dokumentację zdjęciową.

Nieuczciwi najemcy – komu nie wynajmować mieszkania?

Nieuczciwi wynajmujący mogą sprawić, że inwestycja w najem nieruchomości okaże się kłopotliwa i nieopłacalna. Dlatego warto wiedzieć, kiedy powinna zapalić się czerwona lampka. Poniższa tabela przedstawia przykładowe sygnały ostrzegawcze.

Tabela: nieuczciwy najemca – sygnały ostrzegawcze

Jakie korzyści zapewnia dokładna weryfikacja najemców?

Dokładna weryfikacja lokatorów zapewnia wynajmującemu wiele korzyści. W poniższej tabeli znajdują się najważniejsze z nich.

Tabela: Korzyści z dokładnej weryfikacji najemców

Weryfikacja najemcy i lokatora w rejestrach: podsumowanie

Warto więc możliwie jak najdokładniej sprawdzić wiarygodność najemcy. Kluczowa jest weryfikacja jego tożsamości oraz informacji z rejestrów dłużników, w tym KRD, BIK, BIG InfoMonitor, Rejestru Dzikich Lokatorów oraz Krajowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.