Rozliczenie po zakończeniu najmu - procedura

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie zmiany zostały wprowadzone w kwestii rozliczenia najmu z urzędem skarbowym
• jak przepisy prawa regulują rozliczenie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych
• jakie prawa przysługują najemcy, a jakie właścicielowi nieruchomości

Najem lokali mieszkalnych - rozliczenie

Aby rozliczyć najem mieszkania, konieczne jest zastosowanie się zarówno do przepisów Kodeksu cywilnego, jak i ustawy o ochronie praw lokatorów i mieszkaniowym zasobie gminy. Inną kwestią jest jednak rozliczenie po zakończeniu najmu z najemcą, a inną - rozliczenie wynajmującego z urzędem skarbowym.

Jeśli chodzi o rozliczenie najmu prywatnego z urzędem skarbowym to warto wiedzieć, że już od przyszłego roku zasady rozliczania mają ulec zmianie. Do końca 2022 r. wciąż można rozliczać się na zasadach ogólnych. Alternatywą jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który jednak nie jest opłacalny dla wszystkich wynajmujących. Przez zmiany w ramach Polskiego Ładu osoby fizyczne osiągające przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnych charakterze, będą musiały obligatoryjnie rozliczać się ryczałtem. Na ten moment nowe przepisy mają wejść w życie od 1 stycznia 2023 r. Pierwotnie zmiany planowano już od 2022 r.

Przejdź do artykułu o podatku od wynajmu mieszkania i pobierz infografikę o rozliczaniu ryczałtem od 2023 r.

Dla wielu wynajmujących przymusowy ryczałt od najmu jest złą wiadomością. Ryczałt ewidencjonowany należy zapłacić od przychodu, co oznacza z kolei, że wynajmujący nie może pomniejszyć swojej podstawy podatkowania o koszty uzyskania przychodu.

W kwestii podatku od najmu i zmiany przepisów, ważne są również odpisy amortyzacyjne. Amortyzacja nieruchomości mieszkalnych jest nadal możliwa (do końca 2022 r.), ale jedynie dla nieruchomości nabytych lub wybudowanych przed 1 stycznia 2022 r.

Jak pobierać opłaty za wynajem mieszkania? Sprawdź

Lepsze wiadomości czekają wynajmujących, którzy prowadzą działalność gospodarczą i to w jej ramach rozliczają dochody z najmu. Przedsiębiorcy nadal będą mogli rozliczać najem według skali podatkowej, a także ryczałtem czy podatkiem liniowym. Dla przedsiębiorców zmienia się jedynie kwestia odliczania składki zdrowotnej od podstawy opodatkowania, przez co część wynajmujących prawdopodobnie nie włącza już rozliczenia najmu prywatnego do działalności gospodarczej.

Ustawa o ochronie praw lokatorów

Z punktu widzenia najemcy, wyjątkowo istotne będą przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawa reguluje m.in. kwestię kaucji, ale i ulepszenia czy odnowienia lokalu.

Jak rozliczać wynajem od 2023 r.? Pobierz infografikę

Odnowienie lokalu i dokonanie napraw

Najemca musi być przygotowany na to, że zgodnie z prawem, po opróżnieniu lokalu i zakończeniu najmu musi odnowić lokal, dokonać obciążających go napraw (wynikających również wprost z umowy najmu mieszkania) oraz zwrócić równowartość zużytych elementów wyposażenia technicznego, które znajdowały się w lokalu, gdy został on wydany najemcy. To dość restrykcyjne przepisy, jednak warto zauważyć, że ustawa zabezpiecza nie tylko interesy najemców, ale i właścicieli nieruchomości.

Zwrot kaucji

Zgodnie z przepisami, zwrot kaucji następuje w kwocie równej iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji i wielokrotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak w kwocie nie niższej, niż kaucja pobrana. W praktyce oznacza to, że jeżeli podczas okresu trwania umowy najmu czynsz uległ podwyższeniu, to kaucję, którą wynajmujący musi zwrócić najemcy, oblicza się z uwzględnieniem tej podwyżki. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opóźnienia lokalu przez najemcę.

Oferty mieszkań pod wynajem

Najem lokali użytkowych - rozliczenie

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja, jeśli chodzi o rozliczenie najmu lokalu użytkowego. W tym przypadku stosuje się wyłącznie przepisy kodeksu cywilnego. Ponadto rozliczeniu podlegają w tym wypadku koszty związane z nadmiernym zużyciem lokalu, kwoty nakładów poczynionych na lokal przez najemcę oraz zaległy czynsz lub kaucja.

Nadmierne zużycie lokalu

Przepisy zobowiązują najemcę do zwrotu lokalu w stanie niepogorszonym przez normalne zużycie. Jeśli zatem lokal (i sprzęt znajdujący się w nim) był użytkowany zgodnie z przeznaczeniem i prawidłowo, to najemca nie ponosi odpowiedzialności za jego stan. Jeśli jednak było inaczej i najemca nie dbał o lokal i znajdujące się w nim sprzęty oraz nie dokonywał napraw wynikających z umowy, to wynajmujący może żądać od najemcy dodatkowych opłat za zużycie lokalu. Może również zażądać naprawy ubytków i uszkodzeń lub kwoty, która pozwoli doprowadzić lokal do stanu sprzed wynajmu.

Nakłady najemcy na rzecz lokalu

Przy rozliczaniu najmu lokalu użytkowego istotna jest również kwestia nakładów poczynionych na lokal przez najemcę. Bardzo często zdarza się, że najemca decyduje się na poniesienie dodatkowych kosztów, tak, by "ulepszyć" lokal i podnieść jego standard. Jeśli strony nie uzgodniły inaczej w umowie, wynajmujący ma w takiej sytuacji dwa wyjścia.

Pierwsze - zatrzymać ulepszenia, zwracając jednocześnie najemcy część kwoty, którą poniósł (z uwzględnieniem zużycia tych ulepszeń). Druga opcja to żądanie od najemcy przywrócenia stanu lokalu sprzed wynajmu. To oznacza, że najemca, decydując się na ulepszenia, ponosi ryzyko. Wynajmujący nie musi np. przyjmować lokalu z innym wystrojem czy wyposażeniem.

Zaległy czynsz i kaucja najemcy

Podobnie jak w przypadku lokalu mieszkalnego, kaucja podlega zwrotowi. Z kolei jeśli doszło do zaległości czynszowych, najemca ma obowiązek uiścić zaległe opłaty (dotyczy to zarówno najemcy lokalu użytkowego jak i mieszkalnego). Należy zresztą przy tym zaznaczyć, że jeśli najemca notorycznie nie uiszcza czynszu w terminie określonym w umowie, to wynajmujący ma prawo wypowiedzieć umowę najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Najemca nie płaci czynszu - co robić? Czytaj

Zarówno przy najmie lokalu użytkowego jak i mieszkalnego pozostaje jeszcze kwestia opłat za media. Sposoby rozliczeń opłaty (czy najemca będzie regulował je samodzielnie, czy też będą one wliczone w opłatę za wynajem) strony ustalają między sobą. Problematyczne może być natomiast rozliczenie mediów po zakończeniu najmu. Istotne będą nie tylko ustalenia zapisane w umowie, ale także spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym znajdzie się m.in. stan liczników.

W kwestii poniesionych nakładów, zaległego czynszu czy innych opłat warto wiedzieć, że zarówno roszczenia najemcy względem wynajmującego jak i wynajmującego względem najemcy przedawniają się po roku. Z tego względu warto znać swoje prawa i starać się wyegzekwować należności jak najszybciej.

Podsumowanie

Rozliczenie najmu może obejmować zarówno rozliczenie wynajmującego z najemcą jak i wynajmującego z urzędem skarbowym. W tym drugim przypadku właściciele nieruchomości powinni być szczególnie czujni, ponieważ zmiany w ramach Polskiego Ładu sprawiły, że najem prywatny już wkrótce będzie znacznie mniej atrakcyjny, a zasady rozliczania ulegną zmianie.

Jeśli chodzi natomiast o rozliczenie wynajmującego z najemcą, to warto jak najwięcej kwestii dookreślić w umowie, a ponadto - być świadomym swoich praw, ponieważ roszczenia szybko się przedawniają.