Monitoring osiedla – kwestie prawne

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie przepisy regulują kwestię monitoringu osiedlowego
• jakie obowiązki ma zarządca, który zdecyduje się na wideo monitoring
• czy instalacja monitoringu w przestrzeniach wspólnych to dobry pomysł

Przepisy dotyczące monitoringu

Z oczywistych względów stosowanie monitoringu pociąga za sobą szereg pytań i wątpliwości, jak choćby: czy nagrania z monitoringu to dane osobowe, komu i na jakich zasadach nagarnia z monitoringu można udostępniać, jakie uprawnienia ma osoba nagrywana, jaki okres retencji stosować do nagrań, czy nagrania tworzą zbiór w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych? Jakie przepisy należy wziąć pod uwagę przy okazji stosowania monitoringu osiedla i części wspólnych?

Dyskusja o konieczności opracowania prawnych ram stosowania monitoringu wizyjnego toczy się już dość długo. W polskim porządku prawnym brakuje bowiem ustawy poświęconej właśnie tym zagadnieniom. Powstaje więc potrzeba wypełnienia luki innymi przepisami.

Zgodnie z przyjętą w obiegu i decyzjach UODO definicją, monitoring wizyjny to system przekazywania rejestracji obrazu z określonych miejsc w zamkniętym systemie odbiorczym, mający na celu nadzór nad danym obszarem W kontekście stosowania monitoringu wizyjnego, a zatem również - monitoringu osiedlowego, najistotniejsze są obecnie przepisy RODO.

Warto przy tym podkreślić, że RODO nie zabrania instalowania monitoringu dla osiedli - administracja, która zdecyduje się na założenie kamer na osiedlach mieszkaniowych musi jednak liczyć się z dodatkowymi obowiązkami.

Kto odpowiada za monitoring osiedla?

Na pomysł instalacji monitoringu zazwyczaj wpada administracja, wspólnota mieszkaniowa lub zarządca osiedla. To właśnie te podmioty decydują o tym, czy monitoring osiedla mieszkaniowego zostanie ostatecznie zainstalowany. Zazwyczaj instalacja monitoringu jest uargumentowana chęcią zwiększenia poczucia bezpieczeństwa mieszkańców oraz zabezpieczenia ich mienia.

Monitoring pozwala zarówno odstraszać przestępców, jak i zidentyfikować sprawców aktów wandalizmu czy kradzieży, jeśli do nich dojdzie. Kamery powinny jednak zostać zamontowane w taki sposób, by swoim zasięgiem obejmować jedynie tereny ogólnodostępne - i dla mieszkańców, i ich ewentualnych gości.

Co istotne, monitoring na osiedlu nie wymaga zgody ze strony mieszkańców; administracja lub zarządca muszą jednak poinformować lokatorów o powstaniu centrum monitoringu na terenie osiedla.

Monitoring osiedla a RODO - co warto wiedzieć?

W związku z tym, że przy okazji monitorowania określonej przestrzeni i zapisywania nagrań z monitoringu, utrwalany jest wizerunek, a także pewne zachowania mieszkańców i osób trzecich, ochrony praw jednostki i ich gwarancji poszukuje się w ustawie o ochronie danych osobowych.

Warto też zaznaczyć, że kwestia przetwarzania nagrań z monitoringu była już badana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W decyzji II SA/Wa 2393/13, GIODO uznał, że nagrania z monitoringu stanowią dane osobowe, a system monitoringu wizyjnego, pozwalający na identyfikację osób fizycznych, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych osobowych.

Takie rozstrzygnięcie dyskusji wokół monitoringu oznacza, że wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie, które decydują się wprowadzić monitoring muszą uwzględnić określone gwarancje jego stosowania. Wśród obowiązków administratora danych można wskazać odpowiednie zabezpieczenie nagrań z monitoringu, udostępnianie zapisów tylko osobom upoważnionym, odpowiednie wypełnienie obowiązków informacyjnych i przechowywanie danych nie dłużej niż jest to konieczne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zastosowanie przepisów o ochronie danych osobowych do monitoringu w pełnym zakresie nie zawsze jest możliwe. Wynika to ze specyfiki przetwarzania danych w ramach nagrań. Obowiązkiem, którego pełna realizacja byłaby znacznie utrudniona jest choćby obowiązek informacyjny, o którym mowa w ustawie o ochronie danych.

Przekazywanie osobie, której wizerunek jest utrwalany na nagraniu całego katalogu informacji o tym, kto jest administratorem danych, jakie ta osoba ma uprawnienia, w jakim celu jej dane są utrwalane, byłoby utrudnione. Dlatego przyjmuje się, że koniecznym, ale i wystarczającym jest poinformowanie o fakcie stosowania monitoringu w sposób widoczny i niebudzący wątpliwości, że poruszając się po danym obszarze, wizerunek danej osoby może zostać utrwalony.

Jakie wytyczne muszą spełnić zarządcy?

Zarządcy muszą mieć świadomość, że ustawa o ochronie praw osobowych nakłada na nich pewne obowiązki, jeśli chodzi o monitoring wizyjny na osiedlu. Wspólnoty i spółdzielnie, które chcą zapewnić zgodność swoich działań z prawem, powinny zweryfikować, czy spełniają wymogi określone w ustawie o ochronie danych osobowych.

Odpowiednie oznakowanie kamer

Urządzenia do rejestrowania obrazu mogą nie być mile widziane przez lokatorów. W związku z tym niektórzy zarządcy mogą wpaść na pomysł, by zamaskować zainstalowane kamery. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie - i nie chodzi wyłącznie o nadużycie zaufania mieszkańców. Zgodnie z zaleceniami GIODO, wszystkie kamery muszą być odpowiednio oznakowane przy pomocy tabliczek.

Należy przy tym pamiętać, że tabliczki informujące o monitoringu muszą być nie tylko umieszczone blisko kamer, ale również - dobrze wyeksponowane. Oprócz tego w dobrze widocznym miejscu powinny znaleźć się informacje dotyczące nazwy podmiotu przetwarzającego dane i cel ich przetwarzania. Co więcej, konieczne jest też zamieszczenie krótkiej listy praw obserwowanych osób.

Brak atrap kamer

Zarządcy muszą ponadto wiedzieć, że GIODO opowiada się również (chociaż oficjalnie nie ma żadnych przepisów, które by to regulowały) za nieużywaniem atrap kamer. Takie działanie może skutkować złudnym poczuciem bezpieczeństwa mieszkańców i powodować mylne przeświadczenie o ograniczeniu prywatności.

Umiejscowienie informacji o przetwarzaniu danych i praw obserwowanych

Okoliczność stosowania monitoringu powinna zostać odnotowana w dokumentacji ochrony danych osobowych, w której powinno się wyróżnić także odpowiedni zbiór danych. W stosunku do danych z monitoringu należy wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ich bezpieczeństwo.

Ponadto, dostęp do nagrań z monitoringu powinien następować po nadaniu upoważnienia, a jeżeli monitoring prowadzi dla danej wspólnoty lub spółdzielni zewnętrzna firma, powstanie konieczność podpisania umowy powierzenia. Konieczne jest także ustalenie czasowych limitów przechowywania nagrań z monitoringu tak, by nie naruszać zasady ograniczenia czasowego.

Obserwowani mają z kolei możliwość - w uzasadnionych przypadkach - oglądania nagrań. Mogą też zażądać ich usunięcia lub anonimizacji wizerunku.

Zalety i wady monitoringu osiedlowego

Możliwość podglądu i rejestracji obrazu z terenów ogólnodostępnych (takich jak skwery, klatki schodowe, tereny wokół budynków, okolice bramy wjazdowej, parkingi dla mieszkańców itd.) należących do wspólnoty ma sporo zalet. Po pierwsze, istnieje realna szansa, że ilość aktów wandalizmu znacząco spadnie; przy kamerach zazwyczaj rzadziej dochodzi nie tylko do dewastacji mienia, ale też do okradania piwnic czy do innych aktów przestępczych. Po drugie, nawet jeśli dojdzie do zniszczenia czy uszkodzenia mienia, dzięki zarejestrowanemu obrazowi łatwiej będzie złapać przestępców.

Jeśli chodzi o wady, wielu mieszkańców może nie chcieć instalacji kamer wideo, uważając, ze to ogranicza ich prawo do prywatności. Z tego względu zarządca powinien zadbać o to, by lokatorzy zostali należycie poinformowani o swoich prawach i o tym, w jaki sposób przechowywane i przetwarzane będą dane pochodzące z kamer.

Podsumowanie

Monitoring wizyjny ma wielu przeciwników i budzi liczne kontrowersje - m.in. w związku z rejestrowaniem wszystkiego, co dzieje się na terenach ogólnodostępnych należących do wspólnoty czy spółdzielni mieszkaniowej. Jego instalacja nie wymaga jednak zgody mieszkańców, w związku z czym ostateczna decyzja należy do zarządcy. Musi on jednak pamiętać, że ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na niego konkretne obowiązki związane z przechowywaniem i przetwarzaniem danych z kamer.