Co wynajmujący mieszkania powinni wiedzieć o RODO?

25 maja 2018 we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej weszły w życie przepisy tzw. RODO. Jest to Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które dotyczy ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego ich przepływu. Wnosi ono wiele zmian, które dotyczą nie tylko instytucji publicznych, ale także przedsiębiorców i klientów indywidualnych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• czym jest RODO
• czy wszystkie umowy najmu podlegają RODO
• jakie obowiązki nakłada RODO na wynajmujących mieszkania 

Teoria

W celu zrozumienia czy umowa wynajmu podlega wchodzącemu RODO należy przede wszystkim zrozumieć pojęcie przechowywania danych osobowych. Jest to m.in. ich zbieranie, przechowywanie, organizowanie, utrwalanie, modyfikowanie lub niszczenie.

Niestety zawierając umowy najmu często pomijamy te zagadnienia, a przecież najemca powierza wynajmującemu swoje dane osobowe do przetwarzania. Przez to pojęcie rozumie się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Natomiast proces ich przetwarzania sprowadza się do wszelkich operacji na tych informacjach, które zostały wymienione powyżej. Oznacza to, że podpisanie umowy najmu mieszkania podlega RODO.

Praktyka

Jednak w praktyce nie wszystkie umowy najmu mieszkań będą podlegać RODO. W nowym  rozporządzeniu nie znajdziemy informacji odnośnie przetwarzania danych przez osobę fizyczną dla celów działalności o charakterze czysto osobistym lub domowym, czyli taką która jest niezwiązana z działalnością zawodową lub handlową.

Dla osób wynajmujących mieszkania prywatnie, nie poprzez profesjonalne firmy przepisy dotyczące RODO nie są obowiązujące. Natomiast wszystkie podmioty, również te które zajmują się wynajmem krótkoterminowym poprzez portale rezerwacyjne, będą musiały przestrzegać nowego rozporządzenia.

Jakie niesie to obowiązki?

Nowe przepisy kładą na wynajmujących obowiązek zakomunikowania najemcy o przetwarzaniu danych osobowych oraz o wynikających z tego prawach. Jest to m.in. prawo dostępu do danych, do ich sprostowania i przenoszenia, do informacji czy do bycia zapomnianym (prawo do usunięcia danych w całości z systemu administratora, włącznie z kopiami, replikami i odniesieniami).

Konieczne jest również zawarcie odpowiednio skonstruowanej umowy uwzględniającej kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Wystarczy dodać do umowy najmu odpowiednią klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych, lub zawrzeć odrębną umowę.

Inaczej sytuacja wygląda kiedy wynajmujący zamierza skorzystać z usług podmiotów zewnętrznych, jak zarządcy nieruchomości, firmy zajmującej się monitoringiem budynków itp. Zgodnie z nowymi przepisami podmioty te powinny również gwarantować spełnienie wymogów wynikających z RODO. Oznacza to, że należy uzyskać zgodę od najemcy na dalsze powierzenie danych tym podmiotom.