Wynajem mieszkania na biuro - jak wynająć mieszkanie firmie?

Wynajem mieszkania na firmę czy biuro w mieszkaniu to rozwiązanie, na które często decydują się właściciele nieruchomości. Choć może oznaczać wyższy zysk z najmu, wiąże się z konsekwencjami podatkowymi i prawnymi. Czy wynajem mieszkania na biuro podlega podatkowi VAT? Jak wpływa na stawkę podatku od nieruchomości? Czy możliwe jest korzystanie z najmu prywatnego? Sprawdź, co naprawdę warto wiedzieć na temat wynajmu mieszkania firmie.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• czy zakup mieszkania na firmę pod wynajem jest opłacalny,
• jakie obowiązują zasady podatkowe przy wynajmie lokalu firmie (ryczałt, VAT, amortyzacja),
• czy każde mieszkanie można przeznaczyć na prowadzenie w nim działalności, gospodarczej i jak osoba fizyczna powinna rozliczyć przychody z najmu lokalu użytkowego,
• jak zmiana przeznaczenia mieszkania wpływa na podatek od nieruchomości i czy możliwy jest najem okazjonalny w przypadku wynajmu firmie,
• jakie formalności i zezwolenia są wymagane, by legalnie wynajmować mieszkanie na biuro.

Jakie są zalety wynajmu mieszkania firmie?

Wynajem mieszkania firmie na biuro ma wiele potencjalnych korzyści. Do zalet takiego rozwiązania można zaliczyć m.in.:

• możliwość naliczania wyższego czynszu niż osobie fizycznej – może to zapewnić większą stopę zwrotu z inwestycji w zakup nieruchomości na wynajem,
• większą dbałość najemcy o mieszkanie – wynika to m.in. z tego, że firmy chcą dbać o swoją reputację,
• mniejsze ryzyko opóźnień w płatności czynszu – m.in. ze względu na możliwość uwzględniania przez przedsiębiorcę w kosztach uzyskania przychodu tylko faktycznie poniesionych wydatków za najem lokalu (gwarancję terminowych płatności może zapewnić zawarcie umowy z firmą o stabilnej pozycji na rynku),
• ułatwioną egzekucję w razie złamania warunków umowy – ze względu na zapisy kodeksu cywilnego prywatni najemcy podlegają znacznie większej ochronie niż przedsiębiorcy.

Najem mieszkania przez przedsiębiorcę a podatek dochodowy właściciela nieruchomości

Korzystne zasady opodatkowania przychodów z najmu prywatnego w drodze ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych mają zastosowanie niezależnie od sposobu wykorzystywania lokalu przez najemcę.

Obecnie ustawa przewiduje dwie stawki podatku – 8,5% oraz 12,5%. Druga z nich stosowana jest do przychodów po przekroczeniu kwoty 100.000 zł.

Dochody z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej można rozliczać nie tylko na podstawie ryczałtu (8,5% lub 12%), lecz także skali podatkowej (12% i 32%) albo podatku liniowego (19%).

Wynajem mieszkania dla firmy a VAT i obowiązek wystawiania firmie faktur

Co prawda najem stanowi formę świadczenia usług w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, niemniej większość wynajmujących korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Podatkowi VAT nie podlegają w tej sytuacji przychody do kwoty 200.000 złotych w skali roku.Obowiązek doliczenia podatku VAT do faktury w takim przypadku nie obowiązuje.

Co ważne, zwolnienie to działa z mocy prawa, czyli automatycznie. Aby z niego korzystać, nie trzeba tego faktu zgłaszać. Dopiero w momencie, gdy chcielibyśmy zrezygnować z przedmiotowego zwolnienia, należy zgłosić to naczelnikowi właściwego dla nas urzędu skarbowego. W przypadku przekroczenia kwoty limitu w roku podatkowym również z mocy ustawy staniemy się podatnikiem podatku VAT czynnym, co będzie obligowało nas nie tylko do zgłoszenia organowi podatkowemu, ale także wystawiania faktur VAT (23%) i składania deklaracji właściwych dla tego podatku.

Może się zdarzyć, że firma wynajmująca od nas mieszkanie postawi warunek, że na czynsz najmu wystawiane będą faktury VAT. Aby było to możliwe, wystarczy zgłosić chęć rezygnacji z ww. zwolnienia (służy do tego druk VAT-R).Ze względu na fakt, że podatek dochodowy i podatek od towarów i usług są od siebie odrębne, uzyskanie statusu podatnika VAT czynnego nie przesądza o prowadzeniu działalności gospodarczej, a zatem nie wyklucza możliwości opodatkowania przychodów z najmu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Jeśli właściciel lokalu będzie wynajmował go firmie na cele mieszkaniowe (wyłącznie), wtedy będzie mógł korzystać ze zwolnienia z podatku VAT – bez względu na kwotę przychodów uzyskanych z najmu. Do takiej sytuacji może dojść wtedy, gdy wynajem mieszkania na firmę służy zaspokajaniu celów bytowych zatrudnianych przez nią pracowników.

Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu – czy można ujmować wydatki na mieszkanie w kosztach firmy?

Wynajem mieszkania na firmę pozwala przedsiębiorcy odliczać koszty poniesione do celów związanych z jego działalnością gospodarczą. Mogą być to zarówno wydatki za czynsz, jak i media. Jeśli firma wykorzystuje na potrzeby biznesowe tylko część lokalu (np. jedno pomieszczenie), wtedy powinna obliczyć jego procentowy udział w całkowitej powierzchni takiej nieruchomości.

Wynajem lokalu mieszkalnego na cele działalności gospodarczej a podatek od nieruchomości

Największym problemem dla wynajmującego może okazać się wyższy podatek od nieruchomości w porównaniu do lokali przeznaczonych na cele mieszkalne. Niestety zmiana sposobu korzystania z nieruchomości z mieszkalnej na biurową, usługową, produkcyjną itp. sprawia, że zastosowanie znajdować będzie stawka dla nieruchomości komercyjnych.

Dokładną stawkę podatku od nieruchomości ustala gmina, na której terenie znajduje się lokal. Obowiązują jednak maksymalne stawki, które w 2025 roku wynoszą:

• 1,19 zł – za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych,
• 34 zł – za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali komercyjnych.

Rzecz jasna w umowie najmu można przewidzieć, że równowartość tego podatku pokrywana będzie przez najemcę. Niemniej, kwota ta zwiększać będzie przychód wynajmującego podlegający opodatkowaniu.

Warto pamiętać, że wynajem mieszkania na biuro nie podniesie podatku od nieruchomości, jeśli lokal będzie jednocześnie wykorzystywany także w celach prywatnych.

Czy istnieje podstawa prawna, aby wynająć mieszkanie na cele biurowe w ramach najmu okazjonalnego lokalu?

Biuro w mieszkaniu nie może być przedmiotem najmu okazjonalnego, ponieważ taka forma dotyczy wyłącznie lokali mieszkalnych, których najemcą jest osoba fizyczna.

Zakup mieszkania na firmę pod wynajem a amortyzacja

W sytuacji gdy osoba fizyczna wynajmie swoje mieszkanie firmie na cele użytkowe,lokal ten nie będzie mógł podlegać amortyzacji. Zgodnie z polskim prawem odpisy amortyzacyjne mogą dotyczyć jedynie tych lokali użytkowych (komercyjnych), które są składnikiem majątku firmy. Standardowa roczna stawka amortyzacji wynosi 2,5%. W przypadku używanych i ulepszonych nieruchomości przedsiębiorca może stosować indywidualną stawkę – maksymalnie do 10%.

Nie jest także możliwa amortyzacja nieruchomości mieszkalnych, nawet jeśli ich właścicielem jest przedsiębiorca. Za lokal mieszkalny należy uznać taki, którego co najmniej połowa powierzchni użytkowej służy zaspokajaniu celów mieszkaniowych.

Jeśli dany budynek lub mieszkanie służy zarówno celom mieszkalnym, jak i użytkowym, wtedy odpisom amortyzacyjnym podlega tylko część użytkowa – w faktycznej proporcji do całkowitej powierzchni lokalu. Gdy komercyjna nieruchomość jest wyodrębnionym lokalem, wówczas może być amortyzowana w całości jako odrębny środek trwały.

Wynajem mieszkania na biuro – niezbędne formalności

Przeznaczenie mieszkania na cele biurowe może okazać się opłacalne - wiąże się jednak koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych i administracyjnych. Aby legalnie wynajmować lokal mieszkalny jako biuro, właściciel musi przejść przez procedurę zmiany sposobu użytkowania nieruchomości. Wymaga to zarówno sprawdzenia planu zagospodarowania przestrzennego, jak i dopełnienia określonych formalności w urzędzie. Jakie działania podjąć, by cały proces przebiegł zgodnie z przepisami?

Zmiana przeznaczenia mieszkania na cele użytkowe krok po kroku:

1.       Sprawdzenie Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) lub warunków zabudowy: dokument powinien umożliwiać wykorzystywanie nieruchomości na danym obszarze na cele użytkowe.

2.       Złożenie odpowiednich wniosków: gdy mieszkanie znajduje się poza obszarem obowiązującego MPZP.

3.       Dostarczenie obowiązkowych dokumentów: należą do nich:

·       opis i rysunek z położeniem nieruchomości oraz oznaczeniem lokalu,

·       zaświadczenie prezydenta miasta, burmistrza lub wójta o zgodności planowanego sposobu wykorzystywania lokalu użytkowego z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, decyzją o warunkach zabudowy lub decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,

·       oświadczenie właściciela, że ma prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,

·       opis techniczny budynki i jego konstrukcji, wraz z parametrami techniczno-użytkowymi.

4.       Dostarczenie dokumentów dodatkowych (w szczególnych przypadkach): w niektórych sytuacjach mogą być niezbędne:

·       ekspertyza rzeczoznawcy dotycząca zabezpieczeń przeciwpożarowych,

·       ekspertyza techniczna specjalisty z uprawnieniami budowlanymi,

·       pozostałe dokumenty wymagane na podstawie przepisów szczegółowych.

5.       Oczekiwanie na milczącą zgodę urzędu: jeśli urząd nie wyda decyzji o sprzeciwie w terminie 30 dni, jest to równoznaczne z akceptacją zmiany przeznaczenia mieszkania.

Wynajem mieszkania firmie na cele użytkowe wiąże się z szeregiem formalności, które powinien spełnić wynajmujący. Przede wszystkim lokal taki musi spełniać warunki do prowadzenia działalności w określonej branży, w tym:

• architektoniczno-budowlane,
• przeciwpożarowe,
• dotyczące dostosowania lokalu do potrzeb osób niepełnosprawnych,
• związane z bezpieczeństwem i higieną pracy,
• w zakresie odpowiedniej wentylacji i temperatury.

Aby móc wynajmować mieszkanie na biuro, trzeba uzyskać odpowiednie zezwolenia. Zwłaszcza biuro w małym mieszkaniu może nie spełniać niezbędnych wymagań ze względu na niewystarczającą powierzchnię użytkową.

Ważne jest również, aby nieruchomość była zgodna z normami budowlanymi, a także nie naruszała aktów prawa miejscowego (w tym planu zagospodarowania przestrzennego) lub decyzji o warunkach zabudowy.

Wynajem mieszkania na biuro - zezwolenia i pozwolenia

1. Pozwolenie wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni - może wiązać się z podniesieniem stawki czynszu administracyjnego i opłat za media. Wydanie pozwolenia może być utrudnione, jeśli prowadzenie działalności w lokalu mieszkalnym będzie uciążliwe dla sąsiadów, np. ze względu na hałas, natężony ruch w budynku czy utrudnione korzystanie z części wspólnych.
2. Zezwolenie na zmianę przeznaczenia lokalu - wydaje je starosta, burmistrz lub prezydent miasta na podstawie dokumentów złożonych przez właściciela nieruchomości.
3. Zezwolenie na prowadzenie działalności w danej branży w związku ze spełnieniem wymaganych norm - mogą być to m.in. przepisy budowlane, przeciwpożarowe czy w zakresie BHP.
4. Pozwolenie właściciela lokalu - jeśli wynajął on wcześniej lokal wyłącznie z przeznaczeniem na cele mieszkalne. Konieczne jest wtedy podpisanie aneksu do umowy najmu.

Umowa najmu lokalu użytkowego – co powinna uwzględniać?

Wynajem mieszkania na cele biurowe może wymagać zmiany jego aranżacji, a nawet przebudowy. W umowie najmu należy zatem jednoznacznie rozstrzygnąć:

• kto ponosi koszty zmian aranżacyjnych lokalu,
• jak nakłady na nieruchomość rozliczane mają być po zakończeniu umowy najmu,
• kto w przypadku konieczności uzyskania pozwolenia na budowę, bądź wymogu zgłoszenia robót budowlanych, będzie występował do organów architektoniczno-budowlanych.

Trzeba również pamiętać o porządku domowym oraz ewentualnych zakazach wynikających z regulaminu wspólnoty mieszkaniowej, bądź prawa sąsiedzkiego. Utrudnianie innym mieszkańcom korzystania z ich lokali albo części wspólnych budynku może prowadzić do powstania po ich stronie roszczeń odszkodowawczych. Warto zatem zobowiązać najemcę w umowie, aby dostosował sposób i godziny pracy biura także do ww. wymogów.

Wynajem mieszkania na biuro firmie: podsumowanie

Właściciel mieszkania może wynająć mieszkanie firmie, która przeznaczy lokal na biuro. Będzie to możliwe pod warunkiem spełnienia wymaganych formalności, związanych m.in. ze zmianą przeznaczenia mieszkania na cele użytkowe. Wynajmowanie mieszkania na biuro zapewnia wiele korzyści, w tym wyższe dochody z najmu i mniejsze ryzyko opóźnień w płatnościach. Może jednak skutkować wyższym podatkiem od nieruchomości.