Jak pobierać opłaty za wynajem mieszkania?

Wynajem mieszkania to zadanie, które powinno być poprzedzone analizą zysku. Nim zdecydujemy się na zawarcie umowy najmu, należy zastanowić się jakie zapisy zawrzemy w umowie najmu i w jaki sposób opłacane będą media.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• jak rozliczać czynsz z najemcą
• czy warto pobierać zaliczki na poczet rachunków 
• kiedy przepisać liczniki na najemcę

Opłaty związane z przedmiotem najmu, takie jak opłaty administracyjne, energia elektryczna, paliwo gazowe, Internet, opłata za wodę, czy też centralne ogrzewanie powinny obciążać najemcę, ale sposób ich rozliczania powinien być uwzględniony w zapisach umowy najmu, gdyż będzie rzutował na przyszłe obowiązki podatkowe i rozliczenia z najemcami.

Długoletnia praktyka Mzuri pozwoliła wypracować najbardziej optymalne dla właściciela formy rozliczenia czynszu.Przed wyborem jednego z nich warto zapoznać się z możliwościami, jakie oferują, jak również z ryzykiem, jakie ze sobą niosą dla wynajmującego.

Zaliczka na media

Zasadniczą formą rozliczeń stosowaną przez Mzuri, jest opłacanie faktur/rachunków przez wynajmującego/pełnomocnika i pobieranie od najemcy miesięcznej zaliczki na opłaty.

Dzięki tej formie wynajmujący/pełnomocnik kontroluje stan rozliczeń z dostawcami, a także może uniknąć zaległości w płatnościach. Wymaga ona jednak bieżącego monitorowania zużycia najemcy w celu uniknięcia ryzyka dużej niedopłaty wynikającej ze zużycia mediów, aktualizowania opłat w przypadku większego zużycia lub też wzrostu cen, a także „poświęcenia czasu” na samodzielne regulowanie comiesięcznych płatności.

Ważne jest tutaj także poprawne oszacowanie „zaliczki” jeszcze na etapie podpisywania umowy najmu, aby od samego początku opłaty były przyjęte na odpowiednim poziomie. W przeciwnym razie brak oszacowania odpowiedniej wysokości zaliczek i brak kontroli w aktualizacji opłat administracyjnych może wygenerować duże niedopłaty na saldzie najemcy.

W celu rzetelnego rozliczenia czynszu Mzuri cyklicznie wykonuje rozliczenia okresowe, które mają na celu sprawdzenie, czy wysokość pobieranych zaliczek jest adekwatna do rzeczywistego zużycia. Dzięki takim rozliczeniom jesteśmy w stanie uniknąć niedopłat wynikających z dużo wyższego zużycia mediów przez najemcę niż pierwotnie założone w zaliczce, zaktualizować „zaliczkę”, a także zminimalizować  ryzyko obciążenia właściciela kosztami mediów, wynikających ze zużycia najemcy. 

Forma ta ma również plusy dla najemcy. Jeśli zużywa on mniej – zaliczka na opłaty eksploatacyjne może zostać zmniejszona, co będzie miało odzwierciedlenie w miesięcznej opłacie za wynajem lokalu, która może zostać pomniejszona. 

Przepisanie liczników na najemcę

Drugą praktykowaną formą rozliczeń przez Mzuri jest przepisanie liczników na najemcę. Ma ona zastosowanie w lokalach z ogrzewaniem gazowym lub elektrycznym. W przypadku ogrzewania każdy lokator ma inny komfort cieplny, dlatego też będzie generował zużycie ciepła według swoich upodobań oraz potrzeb. Prognozowanie kosztów w takich przypadkach niesie bardzo duże ryzyko niedoszacowania, dlatego Mzuri zawsze w przypadku lokali ogrzewanych gazowo lub elektrycznie rekomenduje zawarcie umowy z dostawcami bezpośrednio przez najemcę.  

Dzięki tej formie właściciel/pełnomocnik po pierwsze zaoszczędza na czasie, poprzez minimalizację „papierkowej” pracy, związanej z koniecznością rozliczania najemcy ze zużycia energii elektrycznej oraz paliwa gazowego, a także comiesięcznego regulowania płatności za rachunki. Po drugie nie musi prognozować kosztów za prąd i gaz, aby wliczyć je do comiesięcznej zaliczki na media. Dodatkowo forma ta pozwala najemcy na samodzielne i bieżące kontrolowanie kosztów swojego zużycia. 

Najemca na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego liczników, zawiera umowy z dostawcami bezpośrednio na swoje dane. Faktury za zużycie tych mediów będą od tego momentu wystawiane na dane lokatora, będzie on opłacał je we własnym zakresie, a także zostanie rozliczony za dany okres przez dostawcę. Najważniejszą zaletą tej formy jest to, że właściciela nie obciążają długi najemcy. W przypadku zalegania z płatnościami procedury windykacyjne są kierowane wobec strony umowy, czyli osoby wynajmującej lokal.

Nawet jeśli wcześniej się on wyprowadzi, to właściciel może ponownie zawrzeć umowę z dostawcą, która jest niezależna od poprzedniej. W skrajnych przypadkach ze względu na bardzo duże zadłużenie, dostawcy decydują się na demontaż licznika. Nie jest to jednak sytuacja patowa dla właściciela. Procedura ponownego montażu licznika nie jest skomplikowana i trwa nie dłużej niż dwa tygodnie, co pozwala na w miarę szybkie przygotowanie lokalu dla nowego najemcy. 

Cechą wspólną obu metod jest możliwość rozdzielanie kosztów najmu w umowie, a co za tym idzie obniżenia podstawy opodatkowania. 

Podsumowanie

Formy praktykowane przez Mzuri nie są oczywiście jedynymi formami stosowanymi na rynku zarządzania nieruchomościami. Spotykany jest także „ryczałt”, czyli wliczenie opłaty za użytkowanie lokalu w kwotę najmu oraz rozliczanie z najemcą na podstawie comiesięcznych faktur. Oczywiście mają one również swoje zalety, ale jak pokazało ponad 10-letnie doświadczenie Mzuri najlepiej sprawdziły się i nadal sprawdzają dwie opisane powyżej formy rozliczenia czynszu.

Pomimo iż wymagają one dużego zaangażowania wynajmującego w dość skomplikowane kwestie dotyczące rozliczeń stanów liczników i faktur, gwarantują jednak precyzyjne i rzetelne rozliczenie najemcy z jego faktyczne zużycia.