Czym różni się pośrednik od firmy zarządzającej najmem?

Na obsługę mieszkania na wynajem składa się szereg czynności, jakie należy wykonać, choć często zagadnienie jest umniejszane, przez samych zainteresowanych, do kwestii znalezienia najemcy. Przecież najczarniejszy scenariusz to ten, w którym nieruchomość się nie wynajmie. 

Rynek nie znosi próżni i  tutaj pomocną dłoń jako pierwsze zaoferowały biura obrotu nieruchomościami, które jako usługę dodatkową wprowadziły znalezienie najemcy. Sama usługa miała wspierać działalność tychże biur w okresach przestojów na rynku transakcji. Dziś przeważnie w ramach pośrednictwa w znalezieniu najemcy możemy wyróżnić takie elementy jak określenie profilu najemcy, ogłaszanie mieszkania, weryfikacja potencjalnego najemcy oraz zawarcie umowy najmu na gotowym wzorze pośrednika, z ogólnym zarysem tego, co razem z mieszkaniem Właściciel wynajmuje Najemcy – „lodówka – tak”, „stół – tak”. Oczywiście w ramach poszczególnych biur nieruchomości usługa może nieco się różnić, a jakość wykonania poszczególnych elementów może mieć różny standard. Przeważnie jednak moment zawarcia umowy najmu oznacza wykonanie usługi i zakończenie współpracy. 

Koszt takiego pośrednictwa jest jednorazowy i najczęściej związany z ceną za najem. Właściciel przeważnie oddaje od 50% do nawet ponad 100% wartości jednomiesięcznego czynszu za najem. Tutaj warto zwrócić uwagę czy ów czynsz najmu jest doprecyzowany w umowie, ponieważ może on zawierać całość kosztów za mieszkanie płaconych przez najemcę (wynagrodzenie właściciela oraz opłaty związane z lokalem) lub też wyłącznie wynagrodzenie właściciela.

Jeśli zdecydujemy się na samą usługę wyszukania lokatora, to warto zwrócić uwagę na to, czy umowa z pośrednikiem określa ewentualną rotację najemców. Dobra umowa powinna wskazywać, że jeśli najemca w określonym czasie np. 6 miesięcy od wynajęcia zakończy najem, to pośrednik zobowiązuje się znaleźć kolejnego lokatora ze znacznie niższym wynagrodzeniem lub nawet nieodpłatnie.

Kolejnym elementem do weryfikacji przed podjęciem współpracy powinna być sama umowa najmu, jaką proponuje pośrednik, ponieważ to my jako jedna z jej stron, będziemy współpracować z najemcą  na określonych w niej zasadach. Powinniśmy wiedzieć „jak się na niej poruszać” oraz do czego się zobowiązują poszczególne strony. Standardem powinno być przeczytanie ze zrozumieniem takiej umowy i  doprecyzowanie z pośrednikiem niejasnych zapisów. Szczególnie ważne są kwestie dotyczące okresu obowiązywania umowy (z wielu powodów nie powinny być to terminy nieokreślone), rozbicia wynagrodzenia właściciela i  opłat za nieruchomość jako osobnych elementów (ze względów podatkowych), zasad rozliczenia kaucji (ile czasu ma na to właściciel?), rozliczenia zużycia mediów w mieszkaniu, ewentualnej windykacji czy też rozstrzygania sporów. W ostateczności to my zostajemy po wykonaniu usługi z najemcą i my musimy przestrzegać zamieszczonych w dokumencie zapisów. Z uwagi na charakter dodatkowego źródła przychodu, jaki ma dla biur nieruchomości omawiane świadczenie, powinniśmy czuć się zobowiązani do zadawania pytań dotyczących doświadczenia danej firmy. Ilu najemców w ostatnim roku udało się Państwu pozyskać? Od jak dawna Państwo działają? Czy mają Państwo indywidualne kanały dotarcia do potencjalnych najemców mojego mieszkania (może zniechęcać potencjalnych najemców)? Czy pobierają Państwo prowizję od najemcy za znalezienie mieszkania? Jaki jest średni czas oczekiwania na lokatora? 

Usługi zarządzania najmem powstały prawdopodobnie w wyniku zapotrzebowania na kompleksową pomoc w obsłudze mieszkań, głównie dla osób opuszczających miasto lub państwo. W takich sytuacjach samo znalezienie solidnego mieszkańca nie wystarczy. Do elementów zarządzania najmem należy zaliczyć określenie profilu najemcy, ogłaszanie mieszkania, weryfikacja potencjalnego najemcy, zawarcie umowy najmu na gotowym wzorze zarządcy, szczegółowy protokół przekazania mieszkania najemcy (im bardziej szczegółowy, tym lepszy – gniazdka, listwy wykończeniowe, wszelkie odstępstwa od stanu idealnego wynotowane, zdjęcia czy nawet filmy tuż przed najmem), oszacowanie zaliczek na opłaty, obsługa napraw/awarii (koszt po stronie Właściciela, nadzór zarządcy), przyjmowanie zgłoszeń od najemców czy wspólnoty podczas trwania najmu, rozliczenie najemcy co do złotówki według zużycia, monitoring i ewentualna windykacja, przeglądy mieszkań czy wreszcie ogłaszanie przed zakończeniem aktualnej umowy najmu w celu zminimalizowania pustostanu. Teoretycznie we wszelkich działaniach zarządcy, wspólnych z działaniami pośrednika, powinniśmy oczekiwać większego zaangażowania i wyższych standardów z uwagi na fakt, że to firma zarządzająca, nie właściciel, będzie poruszać się na zawartej umowie najmu, którą powinna znać „na wylot” i mieć opracowane procedury na każdą okoliczność. Niewątpliwym atutem korzystania z zarządcy jest brak konieczności odświeżeń, czy sprzątań między najmami. Firma obliguje najemcę do przywrócenia stanu z przed najmu lub zleca te usługi na kosz najemcy.

Koszt zarządzania najmem najczęściej wiąże się z jednorazową opłatą za przejęcie mieszkania pod opiekę i miesięcznym systemem procentowym (przeważnie w okolicach 10%) uzależnionym od przychodów Właściciela. Prześledźmy dokładnie, od czego jest liczona prowizja zarządcy (czy razem z opłatami, czy bez, czy jest określone „nie mniej niż”, czy są dodatkowe opłaty za windykację, znalezienie najemcy, dojazdy do mieszkania lub koszty ogłoszeń). 

Przy firmach zarządzających obok pytań, które należy zadać pośrednikowi szukającemu najemcy, warto dodać kilka pytań uzupełniających. Czy zlecają państwo usługi dalej, czy też są to osoby wyszkolone i wyspecjalizowane przez Państwa? Jak skuteczna jest Państwa windykacja? Czy jest to dla Państwa usługa podstawowa, czy dodatkowa? 

Wybierając odpowiednie dla nas rozwiązanie, musimy również odpowiedzieć sobie sami na pytanie, czy mamy zamiar powiększać nasz portfel mieszkań na wynajem, czy pozostajemy przy aktualnym mieszkaniu. Biura nieruchomości są przeważnie firmami lokalnymi, a i  ogólnopolskie sieci rzadko specjalizują się w mieszkaniach „szytych na miarę” pod najem. Firmy zarządzające najmem z prawdziwego zdarzenia przeważnie są zainteresowane najem, nie obrotem i oferują zakup nieruchomości głównie na ten cel w różnych lokalizacjach. 

To otwiera np. „Warszawiakom” drogę do bezobsługowej inwestycji np. na Śląsku, która oferuje wyższe rentowności niż w stolicy i dywersyfikację portfela lokali.

Ostateczny wybór może okazać się trudny, jednakże warto podjąć go świadomie. Z jednej strony mamy znalezienie najemcy i określony koszt. Z drugiej, kompleksową usługę  wyręczając Właściciela praktycznie we wszystkim i określony koszt. Obie usługi pozwalają zaoszczędzić czas, jednakże to sam Właściciel nieruchomości na wynajem musi oszacować, ile jego czas jest wart i które rozwiązanie będzie dla niego lepsze.

Autor: Bartosz Pusz, Mzuri