Za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej: obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność

Wspólnoty mieszkaniowe - obok spółdzielni mieszkaniowych - pełnią w Polsce kluczową rolę w zarządzaniu nieruchomościami. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest z kolei podstawowym organem wykonawczym. Lokatorzy mogą zatem zastanawiać się, jakie czynności związane z zarządzaniem wykonuje zarząd, za co dokładnie odpowiada zarządca nieruchomości (i czy ma te same obowiązki co zarząd) oraz jaki wpływ na zarząd we wspólnocie mieszkaniowej mają sami członkowie wspólnoty.

Z tego artykułu dowiesz się:

• do kogo należy kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej,
• jak w praktyce wygląda reprezentowanie wspólnoty przez zarząd i na jakich zasadach jest on wybierany,
• do czego ustawa o własności lokali uprawnia członków wspólnoty mieszkaniowej. 

Wspólnota a zarząd wspólnoty mieszkaniowej - ustawa

Warto w pierwszej kolejności wytłumaczyć, czym jest wspólnota mieszkaniowa. Zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali z 1994 r. (znowelizowanej w 2022 r.) wspólnotę tworzą wszyscy właściciele lokali, które wchodzą w skład nieruchomości. Zrzeszenie jako wspólnota prawna ma określone przywileje i obowiązki; może na przykład zaciągać zobowiązania czy pozywać do sądu (przy czym sama wspólnota również może zostać pozwana. Organem wykonawczym wspólnoty jest zarząd. Pełni on szereg kluczowych funkcji administracyjnych i organizacyjnych. To, kto wchodzi w skład zarządu oraz jakie obowiązki ma zarząd, zależy jednak od tego, czy mamy do czynienia  z "dużą" czy "małą" wspólnotą mieszkaniową. To natomiast jest uzależniona od liczby właścicieli lokali w budynku; jeśli jest ich mniej niż siedmiu, mowa o małej wspólnocie. Powyżej siedmiu - o dużej. 

W przypadku małej wspólnoty trudno mówić o zarządzie w rozumieniu ustawy o własności lokali; mała wspólnota zarządza nieruchomością zgodnie z przepisami dotyczącymi współwłasności z Kodeksu cywilnego. Inaczej jest natomiast w przypadku dużej wspólnoty mieszkaniowej, gdzie sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentowanie jej na zewnątrz często jest powierzane tzw. zarządowi powierniczemu (czasem nazywany jest również zarządem powierzonym). Zarząd powierniczy sprawuje podmiot zewnętrzny; tym samym jest to profesjonalny zarządca.

Tabela: zarząd właścicielski a zarząd powierzony we wspólnocie mieszkaniowej

Warto jednocześnie podkreślić, że wspólnota może powołać zarząd właścicielski, czyli składający się z właścicieli lokali w danym budynku. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 

Osoby wchodzące w skład zarządu właścicielskiego kierują działaniem wspólnoty i reprezentują ją; należy jednak podkreślić, że w takim przypadku zarządca czy administrator nie sprawują zarządu nieruchomością wspólną, choć mogą wykonywać różne czynności zlecone im przez zarząd. 

Zarząd może podejmować samodzielnie czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną. 

Za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej? 

Co robi zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Warto zaznaczyć, że zarząd przede wszystkim kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz; samo zarządzanie nieruchomością czy jej częściami wspólnymi przypada albo samemu zarządowi (jeśli mowa o zarządzie powierniczym) albo administratorowi (w przypadku, gdy mamy do czynienia z zarządem właścicielskim).

Tabela: czynności zarządu spółdzielni mieszkaniowej

Zarządca lub administrator dba on m.in. o stan techniczny i bezpieczeństwo części wspólnych (czyli np. klatek schodowych, piwnic, terenów wokół budynku), ale też jest odpowiedzialny za utrzymanie porządku, organizowanie napraw, remontów i konserwacji, a także za odpowiednie zarządzanie funduszem remontowym. Oprócz tego negocjuje również umowy z dostawcami usług czy zarządza finansami wspólnoty, a co za tym idzie - jest odpowiedzialny również za prowadzenie księgowości. Ponadto organizuje także przetargi na realizację robót budowlanych. 

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej - odpowiedzialność za kwestie finansowe

Do zarządu należy odpowiedzialność za podejmowanie decyzji w sprawach finansowych wspólnoty, takich jak wysokość składek na utrzymanie nieruchomości wspólnej czy przyjmowanie funduszu remontowego. Jednocześnie właściciele lokali mają prawo do sprawdzenia, czy naliczone opłaty są zgodne z uchwałami wspólnoty oraz przepisami prawa.

Tabela: odpowiedzialność zarządu wspólnoty

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest zobowiązany do zapewnienia transparentności w kwestii naliczania opłat za media oraz utrzymanie nieruchomości wspólnej. Każde bezprawne naliczanie opłat przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej może być podstawą do złożenia skargi i podjęcia działań prawnych przez właścicieli lokali.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej - obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i komunikacji

Warto zaznaczyć, że zarząd wspólnoty odpowiada również za zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom. Może to obejmować m.in. organizowanie prac związanych z instalacjami gazowymi, elektrycznymi czy wodno-kanalizacyjnymi. Wszystkie te zadania muszą być wykonywane zgodnie z przepisami, co może wiązać się z częstymi konsultacjami z fachowcami i specjalistami w różnych dziedzinach.

Zarząd wspólnoty musi również zadbać o dobrą komunikację z mieszkańcami. Jest odpowiedzialny za organizowanie zebrań, wysyłanie zawiadomień o decyzjach, które zapadły na walnym zgromadzeniu, a także za prowadzenie dokumentacji, która jest istotnym elementem funkcjonowania wspólnoty.

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej: czego nie może zarząd wspólnoty?

Zarząd wspólnoty ma pewne ograniczenia w zakresie swoich uprawnień. Czego nie może zarząd wspólnoty? Przede wszystkim nie może samodzielnie podejmować decyzji dotyczących sprzedaży nieruchomości wspólnej bez zgody właścicieli. Bez zgody właścicieli nie może również zmieniać wysokości opłat, czy podejmować decyzji o przekroczeniu budżetu wspólnoty. Przekroczenie uprawnień przez zarząd wspólnoty może prowadzić do odpowiedzialności prawnej, a właściciele mogą podjąć decyzję o jego odwołaniu.

Bezpośrednia kontrola nad zarządem wspólnoty mieszkaniowej

Każdy właściciel lokalu ma prawo jak sprawdzić zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Właściciele mogą żądać wglądu do dokumentów księgowych, sprawdzać wysokość opłat i kontrolować realizację uchwał podejmowanych przez wspólnotę.

W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości, właściciele lokali mogą złożyć skargę na zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub podjąć działania prawne. Złożenie skargi może prowadzić do audytu finansowego lub nawet do odwołania zarządu, jeśli stwierdzone zostaną poważne naruszenia prawa.

Jak powołać zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Uchwały wspólnoty

Zgodnie z przepisami powołanie nowego zarządu wymaga uchwały wspólnoty, która odbywa się na walnym zgromadzeniu.

Jak w praktyce powoływany jest zarząd? Właściciele lokali na walnym zgromadzeniu podejmują decyzję o liczbie członków zarządu, sposobie ich wyboru oraz mandacie, jaki im powierzają. 

Jak odwołać zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

Właściciele lokali mogą podjąć decyzję o odwołaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Proces ten odbywa się na walnym zgromadzeniu właścicieli, którzy mogą wybrać nowy zarząd wspólnoty lub powierzyć zarządzanie wspólnotą zarządowi komisarycznemu. Zarząd komisaryczny wspólnoty mieszkaniowej powoływany jest w przypadku poważnych problemów z zarządzaniem i ma na celu przywrócenie porządku w funkcjonowaniu wspólnoty.

Decyzja o odwołaniu zarządu nie jest łatwa, ale jest możliwa, jeśli zarząd wspólnoty nie wywiązuje się ze swoich obowiązków lub narusza przepisy prawa. Właściciele lokali mogą wówczas zgłosić wniosek o odwołanie zarządu na walnym zgromadzeniu, gdzie wymagana jest odpowiednia większość głosów.

Zarząd a zarządca wspólnoty mieszkaniowej

Często pojawia się pytanie, czy zarząd i zarządca wspólnoty mieszkaniowej to te same podmioty. W rzeczywistości jednak zarząd wspólnoty to organ, który wybierają właściciele lokali, natomiast zarządca wspólnoty to firma lub osoba, która odpowiada za wszystko, co związane jest z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości. 

Czy zarząd wspólnoty może zmienić administratora? Warto zaznaczyć, że zarząd wspólnoty ma możliwość wymiany zarządcy, jeżeli uzna to za konieczne.

Administrator wspólnoty jest odpowiedzialny za wykonywanie codziennych zadań związanych z utrzymaniem nieruchomości, natomiast zarząd wspólnoty pełni funkcję nadzorczą i decyzyjną.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej - wynagrodzenie

Wynagrodzenie zarządu wspólnoty mieszkaniowej wynagrodzenie może być ustalane na podstawie uchwały właścicieli lokali. W przypadku jednoosobowego zarządu wspólnoty mieszkaniowej wynagrodzenie może być również ustalone indywidualnie, zależnie od zakresu obowiązków. Członkowie wspólnoty mogą również zdecydować, że zarząd wspólnoty pełni swoje obowiązki nieodpłatnie.

Wysokość wynagrodzenia powinna być proporcjonalna do zakresu obowiązków i odpowiedzialności, które zarząd przyjmuje na siebie.

Czy zarząd wspólnoty odpowiada swoim majątkiem?

Zarząd wspólnoty ponosi odpowiedzialność za swoje działania; nie oznacza to jednak, że odpowiada swoim majątkiem za decyzje podejmowane w imieniu wspólnoty, o ile działał w granicach swoich uprawnień. W przypadku przekroczenia uprawnień zarząd wspólnoty może ponieść odpowiedzialność cywilną lub nawet karną. Jeśli decyzje zarządu będą miały negatywne konsekwencje finansowe, właściciele mogą domagać się odszkodowań.

Ile czasu ma zarząd wspólnoty na odpowiedź na pismo?

Zarząd wspólnoty ma obowiązek odpowiedzieć na pismo właściciela w rozsądnym czasie. Zgodnie z przepisami, odpowiedź powinna zostać udzielona w terminie 30 dni. Jednak w zależności od sytuacji, termin ten może się zmienić. 

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej - za co odpowiada, jak sprawdzić i odwołać: podsumowanie

Zarząd działa w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali zarząd może być właścicielski lub powierzony. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej uprawniony jest do kierowania sprawami wspólnoty i reprezentowania jej na zewnątrz. Samodzielnie może podejmować jedynie czynności zwykłego zarządu - w przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd niezbędne jest podjęcie uchwały wspólnoty mieszkaniowej.