Jak rozliczać najem w działalności gospodarczej?

Najem prywatny a najem w działalności

Najem mieszkania może być prowadzony prywatnie lub w ramach działalności gospodarczej. W przypadku najmu prywatnego, kluczowe jest, by nie miała ona cech działalności zorganizowanej i ciągłej. Osoba fizyczna, która nie prowadzi firmy, może w ten sposób uzyskiwać dodatkowe dochody — ale podlega innym zasadom rozliczenia niż przedsiębiorca.

Zainteresowanych prywatnym najmem odsyłamy do osobnego poradnika.

Jak rozliczyć podatek od najmu prywatnego? czytaj

Najem w działalności gospodarczej – formalności

Rozliczanie się z najmu w ramach działalności pociąga za sobą pewne konsekwencje. Na przykład:

• Nieruchomość powinna zostać ujęta w ewidencji środków trwałych firmy.
• Konieczny jest wpis do CEIDG z odpowiednim kodem PKD.
• Przedsiębiorca musi prowadzić co najmniej Księgę Przychodów i Rozchodów.
• Przychód z najmu powstaje w dniu wymagalności.

Warto mieć świadomość, że w ramach działalności gospodarczej płaci się podatek od wynajmu niezależnie od tego, czy czynsz najmu został opłacony przez najemcę i wpłynął na konto przedsiębiorcy, czy też nie. W przypadku działalności gospodarczej przychód powstaje już w momencie wymagalności świadczenia - czyli wraz z terminem zapisanym w umowie. Nie ma zatem znaczenia, czy najemca opłacił czynsz, czy nie.

Formy opodatkowania przychodów z najmu

Przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech dostępnych form opodatkowania:

1. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Osoby prowadzące JDG mogą wybrać ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z najmu od 2021 r. - wcześniej nie miały takiej możliwości. Podatek naliczany jest tylko od przychodu, bez możliwości odliczenia kosztów.

Stawki wynoszą:

• 8,5% do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% od nadwyżki (powyżej 100 000 zł).

Zalety:

• Prostota rozliczeń
• Stałe, przewidywalne stawki
• Brak pełnej księgowości

Wady:

• Brak możliwości odliczenia kosztów
• Brak kwoty wolnej od podatku

2. Skala podatkowa (zasady ogólne)

Jeśli chodzi o skalę podatkową, to wszystko zależy od tego, czy podatnik "wpada" w drugi próg podatkowy (który w 2022 r. został podniesiony do 120 tys. zł). Stawka podatku wygląda następująco:

• 12% do 120 000 zł dochodu rocznie
• 32% od nadwyżki (powyżej 120 000 zł)

Zalety:

• Możliwość odliczania kosztów
• Kwota wolna od podatku (30 000 zł)
• Korzystna stawka 12% przy niższych dochodach

Wady:

• Wysoka stawka 32% po przekroczeniu progu
• Obowiązek ewidencji kosztów.

3. Podatek liniowy

W przypadku podatku liniowego stawka podatku wynosi 19 proc. - jednak w przeciwieństwie do skali podatkowej, stawka ta nie zmienia się wraz z osiąganymi dochodami.

Zalety:

• Stała stawka niezależnie od dochodów
• Możliwość rozliczania kosztów

Wady:

• Brak kwoty wolnej od podatku
• Mniej korzystny przy niższych dochodach

Uwaga: brak możliwości amortyzacji

Od 2023 roku nie można amortyzować mieszkań nabytych po 2021 roku — dotyczy to zarówno najmu prywatnego, jak i firmowego. Wyjątek stanowią lokale kupione lub wybudowane do końca 2021 r.

Ulga mieszkaniowa – co daje i jak z niej skorzystać? przejdź

Zaliczki na podatek – miesięczne czy kwartalne?

Przedsiębiorcy mogą wybrać zaliczki miesięczne lub kwartalne, o ile są tzw. małymi podatnikami lub rozpoczynają działalność. Osoby rozliczające najem prywatnie nie mają tej elastyczności — obowiązuje ich jedynie tryb miesięczny.

Jak i kiedy zgłosić wybór formy opodatkowania?

Wybór formy opodatkowania należy zgłosić do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Jeśli przychód został osiągnięty w styczniu, ostateczny termin to 20 lutego.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu PIT-36 lub PIT-36L (w zależności od wybranej formy opodatkowania), lub w systemie CEIDG – podczas rejestracji albo aktualizacji danych działalności gospodarczej.

Porównanie form opodatkowania – przykład liczbowy

Załóżmy, że przedsiębiorca uzyskuje w roku podatkowym dochód z najmu w wysokości 150 000 zł, a koszty uzyskania przychodu wynoszą 30 000 zł.

Wnioski: Jak pokazuje powyższe zestawienie, najkorzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy w tym przykładzie może być rozliczenie na zasadach ogólnych (skala podatkowa), głównie dzięki możliwości odliczenia kosztów oraz zastosowania kwoty wolnej od podatku.

Ryczałt bywa opłacalny przy niskich kosztach i prostszej księgowości, natomiast podatek liniowy najlepiej sprawdza się przy bardzo wysokich dochodach, gdy kluczowa jest przewidywalność i brak wyższych progów podatkowych.

Podsumowanie

Rozliczanie najmu w ramach działalności gospodarczej wiąże się z większymi obowiązkami formalnymi, ale daje też więcej możliwości podatkowych. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania powinien zależeć od indywidualnej sytuacji podatnika – wysokości dochodów, kosztów i preferencji rozliczeniowych. Kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach, aby uniknąć błędów i kosztownych pomyłek.

Rozliczenie po zakończeniu najmu Sprawdź