Rozliczenie po zakończeniu najmu - obowiązki najemcy i wynajmującego

Zakończenie umowy najmu to nie tylko zwrot mieszkania właścicielowi – to także moment, w którym zarówno najemca, jak i wynajmujący muszą dopełnić szeregu formalności. Do obowiązków towarzyszących oddaniu lokalu należą rozliczenia finansowe, kwestie techniczne związane ze stanem lokalu, a w przypadku najmu prywatnego – również obowiązki podatkowe.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie zmiany zostały wprowadzone w kwestii rozliczenia najmu z urzędem skarbowym,
• jak przepisy prawa regulują rozliczenie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych,
• jakie prawa przysługują najemcy, a jakie właścicielowi nieruchomości,
• ile czasu przysługuje na dochodzenie roszczeń po zakończeniu najmu i jak skutecznie dochodzić roszczeń.

Rozliczenie z urzędem skarbowym – najem prywatny

Aktualne przepisy

Do końca 2022 roku właściciele mogli wybierać między rozliczeniem na zasadach ogólnych a ryczałtem. Od 1 stycznia 2023 roku – zgodnie z Polskim Ładem – obowiązuje wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dla osób fizycznych. Oznacza to brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu.

Ważnym elementem rozliczenia po zakończeniu najmu jest kwestia mediów. Kluczowe będą zapisy w umowie, a także sporządzenie dokładnego protokołu zdawczo-odbiorczego z odczytem liczników.

Jak rozliczyć podatek od wynajmu mieszkania? czytaj

Co z amortyzacją?

Możliwość amortyzacji mieszkań dotyczy obecnie wyłącznie nieruchomości nabytych przed 1 stycznia 2022 r., co jest szczególnie istotne dla osób inwestujących w wynajem.

Działalność gospodarcza – rozliczenia podatkowe przy zakończeniu najmu

W przypadku wynajmu mieszkania w ramach działalności gospodarczej, zakończenie najmu również wiąże się z obowiązkami podatkowymi. Przedsiębiorcy mogą rozliczać przychody z najmu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), w formie podatku liniowego (19%) lub jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór formy opodatkowania ma wpływ na sposób rozliczenia kosztów i zobowiązań wobec fiskusa, zwłaszcza w kontekście zakończenia umowy.

Warto pamiętać, że od 2022 roku wielu przedsiębiorców dotknęła zmiana przepisów – niezależnie od wybranej formy opodatkowania, nie ma już możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku. To może istotnie wpływać na rentowność najmu prowadzonego w ramach działalności.

Jeśli zastanawiasz się, która forma opodatkowania jest najbardziej opłacalna i jak prawidłowo rozliczyć najem na firmę – sprawdź nasz przewodnik:

Jak rozliczać najem w działalności gospodarczej? SPRAWDŹ

Obowiązki wynajmującego po zakończeniu najmu

Zwrot kaucji

Wynajmujący ma obowiązek zwrócić kaucję najemcy w terminie do 30 dni od dnia opróżnienia lokalu. Może jednak potrącić z niej koszty napraw szkód wykraczających poza zwykłe zużycie. Kwota zwrotu powinna być obliczana na podstawie wysokości czynszu z dnia zakończenia umowy.

Rozliczenie opłat i mediów

Właściciel lokalu powinien przygotować ostateczne rozliczenie opłat eksploatacyjnych, takich jak media czy czynsz administracyjny. Warto zadbać o spis liczników i uwzględnić ewentualne nadpłaty lub niedopłaty.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego to ważna formalność chroniąca interesy obu stron. Dokument powinien zawierać m.in. opis stanu technicznego mieszkania, stanu wyposażenia oraz liczników.

Obowiązki najemcy przy zakończeniu najmu

Przywrócenie lokalu do stanu sprzed najmu

Najemca powinien oddać mieszkanie w stanie niepogorszonym, czyli takim, jaki był w chwili przekazania – z uwzględnieniem naturalnego zużycia. Obejmuje to drobne naprawy (np. dziury po obrazach), odświeżenie ścian oraz uzupełnienie brakującego lub uszkodzonego wyposażenia.

Rozliczenie mediów i opłat

Najemca zobowiązany jest do uregulowania wszystkich należności – zarówno czynszu, jak i opłat licznikowych (prąd, gaz, woda). Zalecane jest wspólne spisanie stanu liczników i przekazanie go właścicielowi.

Udział w sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego

To najemca powinien uczestniczyć w przekazaniu mieszkania i podpisać protokół opisujący jego stan. Ten dokument to podstawa do ewentualnych potrąceń z kaucji i dowód zakończenia najmu zgodnie z umową.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego POBIERZ BEZPŁATNIE

Oferty mieszkań pod wynajem

Obowiązki wynajmującego po zakończeniu najmu

Zwrot kaucji

Wynajmujący ma obowiązek zwrócić kaucję najemcy w terminie do 30 dni od dnia opróżnienia lokalu. Może jednak potrącić z niej koszty napraw szkód wykraczających poza zwykłe zużycie. Kwota zwrotu powinna być obliczana na podstawie wysokości czynszu z dnia zakończenia umowy.

Rozliczenie opłat i mediów

Właściciel lokalu powinien przygotować ostateczne rozliczenie opłat eksploatacyjnych, takich jak media czy czynsz administracyjny. Warto zadbać o spis liczników i uwzględnić ewentualne nadpłaty lub niedopłaty.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego to ważna formalność chroniąca interesy obu stron. Dokument powinien zawierać m.in. opis stanu technicznego mieszkania, stanu wyposażenia oraz liczników.

Najem lokalu użytkowego – zasady rozliczeń przy zakończeniu umowy

Zużycie i stan techniczny lokalu

W tym przypadku zastosowanie mają tylko przepisy kodeksu cywilnego. Najemca odpowiada za stan lokalu wyłącznie wtedy, gdy doprowadził do jego ponadnormatywnego zużycia lub uszkodzeń.

Nakłady na lokal

Jeśli najemca poniósł koszty ulepszeń, wynajmujący może zatrzymać ulepszenia i zwrócić część kosztów (z uwzględnieniem zużycia) albo zażądać przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego.

Zaległości i kaucja

Podobnie jak w najmie mieszkalnym, kaucja podlega zwrotowi, a ewentualne zaległości muszą zostać uregulowane przez najemcę. Brak terminowych wpłat może być podstawą do natychmiastowego wypowiedzenia umowy.

Media i rozliczenia licznikowe

Ważnym elementem rozliczenia po zakończeniu najmu jest kwestia mediów. Kluczowe będą zapisy w umowie, a także sporządzenie dokładnego protokołu zdawczo-odbiorczego z odczytem liczników.

Oferty mieszkań pod wynajem

Terminy przedawnienia roszczeń - do kiedy i jak dochodzić swoich praw?

Tak najemca, jak i wynajmujący mają ograniczony czas na dochodzenie roszczeń wynikających z umowy najmu – termin przedawnienia wynosi 1 rok. Roszczenia te to m.in.:

• zaległy czynsz lub opłaty eksploatacyjne i nieoddane zaliczki,
• zwrot kosztów poniesionych na ulepszenie lokalu,
• roszczenia związane z uszkodzeniem mienia.

Termin ten liczony jest od dnia zakończenia najmu, czyli od chwili, w której lokal został faktycznie zdany wynajmującemu. Po upływie tego okresu dochodzenie roszczeń na drodze sądowej może zostać oddalone z powodu przedawnienia. Dlatego tak ważne jest, by wszelkie działania – zarówno zgłoszenia roszczeń, jak i ewentualne pozwy – podejmować niezwłocznie.

Jak dochodzić roszczeń po zakończeniu najmu?

Jeśli druga strona nie wywiązuje się z obowiązków – np. nie zwraca kaucji, nie reguluje zaległości lub nie oddaje kosztów ulepszeń – możesz dochodzić swoich praw na drodze prawnej. Oto, jak to zrobić krok po kroku:

• Zbierz dokumentację – umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, potwierdzenia przelewów i korespondencja.
• Wezwij do zapłaty – wyślij pisemne wezwanie z określeniem kwoty, podstawy prawnej i terminu spłaty.
• Skorzystaj z mediacji lub pomocy rzecznika konsumentów – gdy sprawa dotyczy najmu prywatnego.
• Złóż pozew do sądu cywilnego – jeśli wezwanie nie przyniosło efektu, a roszczenia nie są przedawnione (czyli nie minął rok od zakończenia najmu).

Rozliczenie najmu po zakończeniu umowy - o czym musisz pamiętać?

Rozliczenie po zakończeniu najmu to wieloetapowy proces, który obejmuje zarówno obowiązki wobec urzędu skarbowego, jak i wzajemne rozliczenia między najemcą a wynajmującym. Kluczowe znaczenie ma przestrzeganie przepisów prawa oraz warunków określonych w umowie najmu. Aby uniknąć nieporozumień i potencjalnych strat finansowych, zadbaj o precyzyjne udokumentowanie stanu lokalu przy jego zdaniu oraz o terminowe dopełnienie wszystkich formalności.