Jawność ksiąg wieczystych: zasady jawności ksiąg wieczystych i ochrona danych osobowych

Jawność to jedna z zasad dotyczących ksiąg wieczystych (skrót: KW). Zasada ta gwarantuje swobodny dostęp do tych jakże ważnych dokumentów.  Jest to jednoznaczne z tym, iż w jakimkolwiek procesie sądowym nie można się zasłaniać nieznajomością wpisów widniejących w księgach. Na czym polega zasada jawności ksiąg wieczystych i co warto o niej wiedzieć?

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak dochodzi do ustalenia stanu prawnego nieruchomości,
• kto ma dostęp do ksiąg wieczystych i czy KW jest zawsze jawna,
• jakie jest stanowisko generalnego inspektora ochrony danych osobowych na temat jawności ksiąg wieczystych i danych w nich zawartych.

Zasady funkcjonowania ksiąg wieczystych

Do 16 czerwca 2010 roku każdy miał prawo do przeglądania ksiąg wieczystych w sądzie wieczysto-księgowym, jak również za stosowną opłatą otrzymywać ich odpisy. W dniu 16 czerwca 2010 r. dostęp do rejestru ksiąg stał się jeszcze łatwiejszy – w ramach strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości powstała darmowa przeglądarka (http://ekw.ms.gov.pl). Co więcej, jak grzyby po deszczu narodziły się darmowe i płatne serwisy, poprzez które można uzyskać odpis księgi w wygodnym pliku PDF.

Jak zajrzeć do treści księgi wieczystej?

Aby móc skorzystać z ministerialnej przeglądarki i serwisów pomocniczych należy znać numer księgi. W chwili obecnej funkcjonują zapis o formule XXXX/YYYYYY/Z, gdzie pierwszy człon oznacza sąd wieczysto-księgowy (np. KR1P – Kraków, WA1M – Warszawa-Mokotów, GD1G – Gdańsk itd.), drugi to numer księgi wieczystej (taki sam jak w przypadku starej, ewentualnie poprzedzony przez kilka dodatkowych zer), trzeci człon to jednocyfrowy numer systemowy.

Należy zaznaczyć, że aby przeglądać internetowe KW, trzeba mieć nowy numer księgi wieczystej, czyli księgi, która została zmigrowana do Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. W chwili obecnej przeważająca większość dokumentów jest już dostępna on-line. Mając jedynie stary numer, wystarczy „skompletować” nowy, czyli odnaleźć kod swojego sądu wieczysto-księgowego (człon pierwszy), wpisać numer KW oraz metodą prób i błędów ustalić kontrolny numer systemowy (przedział od 0 do 9).

Co w sytuacji, gdy nie znamy numeru księgi wieczystej?

W przypadku, gdy nie znamy numeru swojego KW lub numeru księgi nieruchomości, którą chcemy nabyć, możemy go odczytać np. z aktu notarialnego umowy przedwstępnej lub z dokumentów pochodzących z Wydziału Geodezji. Można również udać się osobiście do odpowiedniego Wydziału Geodezji w Starostwie Powiatowym lub przy Urzędzie Miasta i złożyć wniosek o udostępnienie numeru KW na podstawie numeru działki.

Warto wiedzieć, że nowe mieszkanie zazwyczaj nie posiada swojej księgi wieczystej. To akt notarialny (w takim wypadku powinien mieć brzmienie: umowa ustanawiająca odrębną własność lokalu) spisany z deweloperem, od którego kupujemy lokal, jest podstawą do utworzenia całkiem nowej KW. W takim przypadku możemy dla własnej informacji przeglądnąć księgę, która została założona dla nieruchomości gruntowej, na której położony jest budynek (tzw. księgę matkę). To wystarczy, by się upewnić, że przeprowadzamy transakcję z rzeczywistym właścicielem. Z kolei nabywając własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu, pomimo iż nie jest to nieruchomość (a ograniczone prawo rzeczowe), mamy możliwość założyć dla niego osobną KW (o ile wcześniej nie zostało to już uczynione).

Czego jeszcze możemy się dowiedzieć z ogólnodostępnych ksiąg wieczystych?

Oczywistym, lecz jakże ważnym jest fakt, iż księga wieczysta o danym numerze jest związana z nieruchomością, a nie z właścicielem.  Nabywając nieruchomość, nabywamy ją wraz z przypisanym do niej numerem KW. Ten numer może się zmienić w szczególnych przypadkach np. połączenia kilku nieruchomości stanowiących całość gospodarczą w jedną lub odłączenia jednej z działek z nieruchomości składającej się z kilku działek. Wtedy odłączona działka otrzymuje nowy numer.

Jedną z najważniejszych informacji, jakie możemy wyczytać z księgi wieczystej, są dane właściciela (dział II). Jest to o tyle ważne, że wiąże się z zasadą rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych, która stanowi, że „w razie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym treść księgi rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi nabył własność lub inne prawo rzeczowe.

Jak się uchronić przed taką sytuacją?

Sąd wieczysto-księgowy z urzędu dokonuje wpisu ostrzeżenia (tzw. wzmianki) do księgi wieczystej, jeśli otrzyma zawiadomienie o zmianie właściciela nieruchomości. Notariusz ma trzy dni na przekazanie do sądu wypisu z aktu notarialnego. Jednakże potencjalny oszust może wykorzystać te trzy dni, gdy wciąż widnieje w KW jako właściciel. Istnieje jednak wyjście – podstawą do wpisania wzmianki w II dziale księgi wieczystej może być również umowa przedwstępna w formie aktu notarialnego. Warto o tym pamiętać w toku nabywania nieruchomości. Można również samemu dopilnować, by wzmianka o zmianie właściciela znalazła się w księdze przed upływem wspomnianych wyżej 3 dni. Wzmianka wyłącza zasadę rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych.

Rękojmia wiary publicznej oraz domniemywana wiarygodność ksiąg wieczystych nie obejmuje wpisów znajdujących się w dziale I-O. Są to wpisy dotyczące oznaczenia nieruchomości (położenie, numer obrębu, sposób korzystania, numer działki, obszar). Tutaj decydujące są informacje ujawnione w dokumentach geodezyjnych. Warto również pamiętać, że zbycie nieruchomości nie narusza praw wierzycieli hipotecznych. Mogą oni dochodzić swych praw od nowego właściciela. Dlatego należy sprawdzić także dział IV dotyczący hipotek. Po fakcie nie można się tłumaczyć niewiedzą, ponieważ jak zostało wspomniane na początku niniejszego artykułu, jawność ksiąg wieczystych wyklucza nieznajomość wpisów.

Jawność ksiąg wieczystych a ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste są jawne. Przepis ten wyraża jednocześnie zasadę tzw. formalnej jawności ksiąg wieczystych. To oznacza, że księgi wieczyste mogą spełnić swoją funkcję (czyli ustalania stanu prawnego nieruchomości) tylko wtedy, gdy są dla każdego dostępne – a ich treść jest jawna.

Tym samym treść księgi wieczystej może być np. udostępniona przez sąd osobie postronnej – mimo że w księdze znajdują się dane osobowe m.in. właściciela nieruchomości. Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych jawność treści ksiąg wieczystych nie narusza zatem przepisów prawa – a kwestii danych osobowych nie należy w tym wypadku rozpatrywać na gruncie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 

Jawność ksiąg wieczystych: podsumowanie

Zgodnie z prawem, treść księgi wieczystej jest jawna i może być dostępna dla każdego – i nie koliduje to w żaden sposób z ochroną danych osobowych. Warto jednak pamiętać, że konieczna jest najpierw albo znajomość numeru księgi wieczystej, albo wniosek o jego udostępnienie we właściwym urzędzie (należy jednak mieć uzasadniony interes prawny w celu poznania treści księgi). Jawność ksiąg wieczystych pozwala na poznanie stanu prawnego i podjęcie właściwej decyzji ewentualnemu nabywcy nieruchomości.