Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego: jak prowadzić i od kiedy?

Jakie etapy budowy domów wyróżniamy? Sprawdź

Zgodnie z ustawą Prawo budowlane obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje natomiast budynków jednorodzinnych, obiektów na zgłoszenie (dla których nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na budowę, wymienionych w art. 29 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo budowlane), garaży, wiat, a także dróg i mostów. W przypadku wymienionych obiektów brak książki obiektu budowlanego nie jest zatem karany. 

Jak założyć i prowadzić książkę obiektu budowlanego krok po kroku?

Dostęp do c-KOB można zyskać, wchodząc na stronę  https://c-kob.gunb.gov.pl przez przeglądarkę internetową, albo pobierając oficjalną wersję aplikacji na smartfona ze sklepu Play czy Apple Store. Nie jest konieczne instalowanie dodatkowego oprogramowania.

Jak założyć cyfrową książkę obiektu budowlanego? Książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca nieruchomości; muszą to zrobić w ciągu 30 dni od otrzymania decyzji organu nadzoru budowlanego o pozwoleniu na użytkowanie. Wskazane osoby mogą zalogować się do systemu c-KOB przy użyciu Węzła Krajowego (czyli login.gov.pl). Warto jednocześnie zaznaczyć, że założenie książki jest konieczne również w przypadku zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. 

Co warto wiedzieć o budowie domu systemem gospodarczym? Czytaj

Przy zakładaniu książki w systemie c-KOB należy podać dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu (imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania, e-mail), dane dotyczące osoby występującej w imieniu właściciela lub zarządcy, jeśli taka osoba zostanie wyznaczona (w tym przypadku należy dodatkowo podać tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy), a także dane obiektu budowlanego (adres, lokalizacja na mapie, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela lub zarządcy). Dodatkowo wskazywani są również pozostali interesariusze, czyli m.in. osoby przeprowadzające kontrole okresowe. 

Należy też pamiętać, że po wystąpieniu każdego zdarzenia, które należy odnotować w książce obiektu budowlanego, osoba prowadząca książkę ma 7 dni na dokonanie wpisu. Jeśli natomiast obiekt budowlany zostanie poddany rozbiórce, właściciel, zarządca lub inna osoba wskazana w książce obiektu budowlanego ma obowiązek zamknąć książkę w ciągu miesiąca od dokonania rozbiórki.

Tabela: narzędzia przydatne do obsługi c-KOB

Po 10 latach od zamknięcia książki informacje zapisane w systemie c-KOB są automatycznie kasowane, zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Ile kosztuje założenie książki obiektu budowlanego? Dobra wiadomość dla właścicieli i zarządców nieruchomości jest taka, że aplikacja c-KOB jest całkowicie bezpłatna. 

Jakie wpisy zawiera system c-KOB?

W jakich sytuacjach należy dokonywać wpisów w Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego?

Tabela: elementy Książki Obiektu Budowlanego

Zarówno w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej, jak i w systemie c-KOB wpisów należy dokonywać m.in. w zakresie:

• informacji o przeprowadzanych kontrolach,
• ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego,
• robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym po oddaniu do użytkowania,
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organ administracji publicznej, jeśli dotyczą obiektu budowlanego,
• w przypadku katastrof budowlanych.

Oprócz tego w książce obiektu budowlanego w systemie c-KOB powinny znaleźć się również wspomniane wcześniej podstawowe informacje o obiekcie, takie jak adres czy lokalizacja na mapie.

Czy zawsze trzeba założyć cyfrową książkę obiektu budowlanego? 

Uchylanie się od prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego lub brak wymaganych wpisów może skutkować grzywną, o czym mowa w art. 93 ust. 9 ustawy Prawo budowlane. Kara może sięgać od 5 000 zł, a w przypadku uporczywego naruszania przepisów nawet do 10 000 zł.

Jeśli na terenie obiektu dojdzie do awarii, wypadku lub katastrofy budowlanej, brak prowadzonej książki obiektu budowlanego (KOB lub c-KOB) może zwiększyć odpowiedzialność właściciela lub zarządcy. W takiej sytuacji organy ścigania oraz sądy mogą uznać, że niedopełnienie obowiązku dokumentowania stanu technicznego budynku miało wpływ na wystąpienie zdarzenia. To z kolei może prowadzić do surowszych konsekwencji prawnych, zarówno w postępowaniu cywilnym, jak i karnym.

W zależności od sytuacji odpowiedzialność może ponosić właściciel, zarządca, osoba upoważniona do prowadzenia książki lub kontroler obiektu. Mandat karny nakładają uprawnieni przedstawiciele organów nadzoru budowlanego.

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego — prowadzenie: podsumowanie

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB) została wprowadzona jako nowoczesne narzędzie wspierające zarządzanie nieruchomościami i zwiększające poziom bezpieczeństwa budynków. Jej głównym celem jest usprawnienie monitorowania stanu technicznego obiektów, gromadzenie kluczowej dokumentacji oraz ułatwienie dostępu do niezbędnych informacji zarówno dla właścicieli i zarządców, jak i dla organów administracji publicznej.

Na chwilę obecną prowadzenie c-KOB nie jest obowiązkowe – właściciele i zarządcy mogą nadal korzystać z tradycyjnej, papierowej wersji książki obiektu budowlanego. Przewidziany okres przejściowy trwa do 2027 roku, po czym prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej stanie się obligatoryjne.

Mimo że obecnie korzystanie z systemu c-KOB jest dobrowolne, ustawodawca podkreśla jego liczne zalety. System umożliwia szybki i wygodny dostęp do wszystkich kluczowych danych dotyczących budynku, takich jak historia przeprowadzonych przeglądów, ekspertyz czy napraw. Dzięki temu zarządcy i właściciele mogą na bieżąco monitorować terminy wymaganych kontroli, minimalizując ryzyko nałożenia kar za ich brak. Dodatkowo system automatycznie przekazuje dokumentację do odpowiednich organów administracyjnych, co eliminuje konieczność ręcznego dostarczania dokumentów i zmniejsza ryzyko formalnych zaniedbań.

Korzyści płynące z prowadzenia c-KOB to także większa przejrzystość informacji i usprawniona komunikacja między właścicielami, zarządcami a instytucjami kontrolującymi. Elektroniczna wersja książki eliminuje ryzyko zgubienia lub uszkodzenia dokumentacji.

Ostatecznie wprowadzenie c-KOB stanowi krok w stronę cyfryzacji procesów administracyjnych w budownictwie, co powinno znacznie uprościć procedury związane z zarządzaniem nieruchomościami i spełnianie obowiązków prawnych.