Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego: jak prowadzić i od kiedy?

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB) to nowoczesne narzędzie stworzone z myślą o usprawnieniu nadzoru nad stanem technicznym budynków. Do tej pory obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego realizowany był w formie papierowej, co wiązało się z ryzykiem zagubienia dokumentów, trudnościami w ich aktualizacji oraz ograniczonym dostępem do kluczowych informacji. Teraz, dzięki cyfryzacji, wszelkie dane dotyczące nieruchomości mogą być gromadzone w jednym miejscu i dostępne online.

Czym jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego?

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB) to oficjalna, rządowa aplikacja, która umożliwia prowadzenie książki obiektu budowlanego. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego została wprowadzona do polskiego porządku prawnego na mocy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego.

Za pomocą aplikacji można zarówno założyć książkę i ją prowadzić, jak i wprowadzać do niej informacje o ekspertyzach, badaniach technicznych i danych dotyczących kontroli okresowych.

Celem powstania systemu c-KOB jest przede wszystkim podwyższenie standardu bezpieczeństwa obiektów budowlanych.

Zgromadzenie wszystkich niezbędnych danych o nieruchomości w rządowej aplikacji pozwala na szybsze udostępnianie informacji odpowiednim służbom, a w konsekwencji — na sprawniejsze przeciwdziałanie zagrożeniom wynikającym z niewłaściwego użytkowania nieruchomości, stanu technicznego budynku czy będących następstwem czynników atmosferycznych.

Warto jednocześnie zauważyć, że oficjalna rządowa aplikacja do prowadzenia książki obiektu budowlanego zapewnia również liczne korzyści właścicielom i zarządcom nieruchomości.

Dzięki niej zyskują możliwość łatwej edycji danych, szybkiego i bezpośredniego dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca, a także korzystania z funkcji powiadamiania o zbliżających się kontrolach i przeglądach okresowych.

Dodatkowo dzięki systemowi wymagane dokumenty będą automatycznie przekazywane organom, a właściciele i zarządcy zyskują pełną kontrolę nad aktualnością przeglądów. To z kolei sprawia, że ryzyko braku aktualnych przeglądów i związanych z tym kar znacząco spada — podobnie zresztą jak ryzyko katastrofy budowlanej.

Jakich obiektów budowlanych dotyczy c-KOB?

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego jest prowadzona dla tych samych budynków, dla których wymagane jest prowadzenie "zwykłej" książki obiektu budowlanego, czyli m.in.

• dla obiektów przemysłowych,
• hal,
• fabryk,
• sklepów
• budynków wielorodzinnych.

Zgodnie z ustawą Prawo budowlane obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje:

• budynków jednorodzinnych,
• obiektów na zgłoszenie (dla których nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na budowę, wymienionych w art. 29 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo budowlane),
• garaży,
• wiat,
• dróg i mostów.

W przypadku wymienionych obiektów brak książki obiektu budowlanego nie jest karany.

Jak założyć książkę obiektu budowlanego?

Dostęp do c-KOB można zyskać, wchodząc na stronę https://c-kob.gunb.gov.pl przez przeglądarkę internetową, albo pobierając oficjalną wersję aplikacji na smartfona ze sklepu Play czy Apple Store. Nie jest konieczne instalowanie dodatkowego oprogramowania.

Książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca nieruchomości; muszą to zrobić w ciągu 30 dni od otrzymania decyzji organu nadzoru budowlanego o pozwoleniu na użytkowanie. Wskazane osoby mogą zalogować się do systemu c-KOB przy użyciu Węzła Krajowego (czyli login.gov.pl).

Warto jednocześnie zaznaczyć, że założenie książki jest konieczne również w przypadku zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.

Przy zakładaniu książki w systemie c-KOB należy podać:

1. dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu (imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania, e-mail),
2. dane dotyczące osoby występującej w imieniu właściciela lub zarządcy, jeśli taka osoba zostanie wyznaczona (w tym przypadku należy dodatkowo podać tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy),
3. dane obiektu budowlanego (adres, lokalizacja na mapie, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela lub zarządcy).
4. Dodatkowo wskazywani są również pozostali interesariusze, czyli m.in. osoby przeprowadzające kontrole okresowe.

Należy też pamiętać, że po wystąpieniu każdego zdarzenia, które należy odnotować w książce obiektu budowlanego, osoba prowadząca książkę ma 7 dni na dokonanie wpisu.

Ile to kosztuje?

Dobra wiadomość dla właścicieli i zarządców nieruchomości jest taka, że aplikacja c-KOB jest całkowicie bezpłatna.

Zamknięcie książki obiektu budowlanego?

Jeśli obiekt budowlany zostanie poddany rozbiórce, właściciel, zarządca lub inna osoba wskazana w książce obiektu budowlanego ma obowiązek zamknąć książkę w ciągu miesiąca od dokonania rozbiórki.

Po 10 latach od zamknięcia książki informacje zapisane w systemie c-KOB są automatycznie kasowane, zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jakie wpisy zawiera system c-KOB?

W jakich sytuacjach należy dokonywać wpisów w Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego?

Tabela: elementy Książki Obiektu Budowlanego

Zarówno w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej, jak i w systemie c-KOB wpisów należy dokonywać m.in. w zakresie:

• informacji o przeprowadzanych kontrolach,
• ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego,
• robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym po oddaniu do użytkowania,
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organ administracji publicznej, jeśli dotyczą obiektu budowlanego,
• w przypadku katastrof budowlanych.

Oprócz tego w książce obiektu budowlanego w systemie c-KOB powinny znaleźć się również wspomniane wcześniej podstawowe informacje o obiekcie, takie jak adres czy lokalizacja na mapie.

Jakie kary za brak prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego?

Uchylanie się od prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego lub brak wymaganych wpisów może skutkować grzywną, o czym mowa w art. 93 ust. 9 ustawy Prawo budowlane. Kara może sięgać od 5 000 zł, a w przypadku uporczywego naruszania przepisów nawet do 10 000 zł.

Jeśli na terenie obiektu dojdzie do awarii, wypadku lub katastrofy budowlanej, brak prowadzonej książki obiektu budowlanego (KOB lub c-KOB) może zwiększyć odpowiedzialność właściciela lub zarządcy.

W takiej sytuacji organy ścigania oraz sądy mogą uznać, że niedopełnienie obowiązku dokumentowania stanu technicznego budynku miało wpływ na wystąpienie zdarzenia. To z kolei może prowadzić do surowszych konsekwencji prawnych, zarówno w postępowaniu cywilnym, jak i karnym.

W zależności od sytuacji odpowiedzialność może ponosić właściciel, zarządca, osoba upoważniona do prowadzenia książki lub kontroler obiektu. Mandat karny nakładają uprawnieni przedstawiciele organów nadzoru budowlanego.

Zalety wprowadzenia Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB) została wprowadzona jako nowoczesne narzędzie wspierające zarządzanie nieruchomościami i zwiększające poziom bezpieczeństwa budynków.

Jej głównym celem jest:

• usprawnienie monitorowania stanu technicznego obiektów,
• gromadzenie kluczowej dokumentacji
• ułatwienie dostępu do niezbędnych informacji zarówno dla właścicieli i zarządców, jak i dla organów administracji publicznej.

Na chwilę obecną prowadzenie c-KOB nie jest obowiązkowe – właściciele i zarządcy mogą nadal korzystać z tradycyjnej, papierowej wersji książki obiektu budowlanego. Przewidziany okres przejściowy trwa do 2027 roku, po czym prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej stanie się obligatoryjne.

Mimo że obecnie korzystanie z systemu c-KOB jest dobrowolne, ustawodawca podkreśla jego liczne zalety.

System umożliwia szybki i wygodny dostęp do wszystkich kluczowych danych dotyczących budynku, takich jak historia przeprowadzonych przeglądów, ekspertyz czy napraw. Dzięki temu zarządcy i właściciele mogą na bieżąco monitorować terminy wymaganych kontroli, minimalizując ryzyko nałożenia kar za ich brak.

Dodatkowo system automatycznie przekazuje dokumentację do odpowiednich organów administracyjnych, co eliminuje konieczność ręcznego dostarczania dokumentów i zmniejsza ryzyko formalnych zaniedbań.

Korzyści płynące z prowadzenia c-KOB to także większa przejrzystość informacji i usprawniona komunikacja między właścicielami, zarządcami a instytucjami kontrolującymi. Elektroniczna wersja książki eliminuje ryzyko zgubienia lub uszkodzenia dokumentacji.

Ostatecznie wprowadzenie c-KOB stanowi krok w stronę cyfryzacji procesów administracyjnych w budownictwie, co powinno znacznie uprościć procedury związane z zarządzaniem nieruchomościami i spełnianie obowiązków prawnych.