Siedziba firmy w mieszkaniu - czy takie rozwiązanie się opłaca?

Z lektury tego artykułu dowiesz się:

• czy można prowadzić firmę we własnym mieszkaniu
• jakie obowiązki się z tym wiążą
• jak wygląda kwestia rozliczania kosztów działalności w mieszkaniu

Firma w mieszkaniu w aspekcie prawnym

Nie zawsze prowadzenie działalności gospodarczej - zwłaszcza tej jednoosobowej - wymaga posiadania odrębnego lokalu, będącego siedzibą firmy. W wielu sytuacjach, zwłaszcza gdy przedsiębiorca osobiście świadczy usługi na rzecz klientów (np. wykonuje projekty, grafiki itd.) możliwe jest prowadzenie firmy w domu. Warto jednak pamiętać, że nawet przy zatrudnianiu pracowników lub podwykonawców nie zawsze konieczne jest wynajmowanie odrębnego lokalu.

Na siedzibę firmy w domu mogą sobie pozwolić zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy mogą funkcjonować bez przestrzeni magazynowych czy dodatkowych pomieszczeń biurowych. Prowadzenie działalności w domu jest możliwe też dla przedsiębiorców świadczących usługi za pośrednictwem Internetu czy tych, którzy świadczą swoje usługi bezpośrednio w miejscu zamieszkania klientów.

Z punktu widzenia prawa nic nie stoi na przeszkodzie, by przy składaniu wniosku o wpis do CEIDG jako adres firmy podać swoje miejsce zamieszkania. Należy jednak pamiętać o kwestiach podatkowych.

Siedziba firmy w mieszkaniu - jakie obowiązki są z nim związane?

Osoba, która chce prowadzić działalność w mieszkaniu musi mieć świadomość, że konieczne jest posiadanie tytułu prawnego do każdej nieruchomości zgłaszanej do CEIDG. Dotyczy to przypadku, gdy przedsiębiorca chce podać we wniosku do CEIDG adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Warto jednocześnie pamiętać, że jeśli działalność ma charakter mobilny lub związana jest z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (np. w sytuacji, gdy przedsiębiorca wykonuje usługi u klienta), podawanie adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej nie jest konieczne.

Tytułem prawnym do nieruchomości może być zarówno własność, współwłasność jak i prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem czy użyczenie. Należy mieć jednak na uwadze, że prowadzenie firmy w wynajmowanym mieszkaniu wymaga dodatkowo zgody właściciela nieruchomości.

Brak tytułu prawnego do nieruchomości lub zgody może być w niektórych przypadkach nawet podstawą do wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru CEIDG. Dodatkowo niewskazanie siedziby działalności gospodarczej uniemożliwia przedsiębiorcy wliczanie wydatków na utrzymanie i eksploatację mieszkania w koszty uzyskania przychodów.

Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu

Dla przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu istotną kwestią są koszty, które można wliczyć w koszty firmowe. Do tej pory organy podatkowe stały na stanowisku, że wydatki na utrzymanie i eksploatację mieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie w sytuacji, gdy posiadany lokal - jako całość lub specjalnie wyodrębnione pomieszczenie - służy wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej, a nie celom osobistym.

Jeśli natomiast mieszkanie (lub pomieszczenie) jest używane również do celów prywatnych, przedsiębiorca musiał do tej pory wskazać, jaka część pomieszczenia (lub całego lokalu) faktycznie służy prowadzeniu działalności gospodarczej. Poniesione wydatki przedsiębiorca mógł wtedy proporcjonalnie wliczyć do kosztów firmowych.

Należy jeszcze wspomnieć, że jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w swoim własnym mieszkaniu, to musi mieć świadomość opodatkowania podatkiem od nieruchomości według stawki dla budynków wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Warto przy tym wspomnieć, że każda gmina indywidualnie ustala stawkę podatku od nieruchomości, ale przy uwzględnieniu maksymalnych stawek podanych w obwieszczeniu ministra finansów. Ile one wynoszą?

W 2022 r. maksymalna stawka podatku od nieruchomości wynosi:

• 1,03 zł za mkw. gruntu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• 25,74 zł za mkw. budynku związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od obiektów budowlanych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności.

Gmina nie może ustalić wyższej stawki niż ta podana w obwieszczeniu, może natomiast ustalić niższą stawkę. 

Nowa interpretacja

15 września Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej wydał jednak nową interpretację, zmieniającą podejście organów podatkowych do rozliczania kosztów firmowych dla przedsiębiorców, których miejscem prowadzenia działalności jest własne mieszkanie. Obecnie przedsiębiorcy nie muszą już oficjalnie wyodrębniać osobnego pomieszczenia. Istotne jest jedynie, by koszty rozliczali proporcjonalnie - czyli do kosztów uzyskania przychodu wliczali tylko część wydatków na czynsz czy rachunki.

Koszty firmowe

W kontekście kosztów prowadzenia firmy w mieszkaniu warto również wspomnieć o możliwości wliczania w koszty firmowe sprzętów, urządzeń czy nawet mebli, które znajdują się w lokalu - pod warunkiem, że służą wykonywaniu działalności gospodarczej i można wykazać ich bezpośredni związek z czynnościami wykonywanymi przez przedsiębiorcę w ramach prowadzenia firmy. Tym samym do kosztów uzyskania przychodu można bez większego problemu wliczyć np. wydatek na biurko, komputer, telefon, regał czy fotel biurowy.

Zalety i wady rejestracji firmy w mieszkaniu prywatnym

Największą zaletą płynącą z zarejestrowania firmy w prywatnym mieszkaniu jest możliwość wliczania części kosztów związanych z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że rejestracja firmy we własnym mieszkaniu jednocześnie doprowadza do zwiększenia stawki podatku od nieruchomości.

Oprócz tego należy mieć też świadomość, że dowolna osoba może zajrzeć do Bazy przedsiębiorców i rejestru CEIDG oraz odnaleźć adres prowadzenia działalności - czyli w tym wypadku prywatny adres przedsiębiorcy. Z tego względu warto najpierw dokładnie przemyśleć rejestrację działalności pod własnym adresem zamieszkania.

Alternatywne rozwiązania

Co jednak w sytuacji, gdy np. przedsiębiorca świadczy usługi głównie za pośrednictwem Internetu, a jednocześnie nie chce rejestrować firmy w swoim mieszkaniu lub wynajmować lokalu? Ciekawą alternatywą może być skorzystanie z usług wirtualnego biura.

W zależności od oferty przedsiębiorca może otrzymać zarówno adres do prowadzenia działalności gospodarczej, jak i adres do korespondencji, obsługę poczty przychodzącej, powiadomienia o poczcie, a w przypadku bardziej rozbudowanych usług - również możliwość wykonywania innych czynności biurowych.

Podsumowanie

Rejestracja firmy w mieszkaniu prywatnym jest - z punktu widzenia prawa - jak najbardziej możliwa. Przedsiębiorca musi mieć jednak świadomość, że oprócz zalet (w postaci wliczania części wydatków na lokal w koszty uzyskania przychodu) takie rozwiązanie ma również pewne wady - choćby w postaci wyższego podatku od nieruchomości.