Elektroniczny podpis pod aktem notarialnym

Pandemia koronawirusa nie sparaliżowała działalności kancelarii notarialnych, ale zawieranie niektórych umów stało się trudne, a nawet niemożliwe. Kłopot z osobistym stawiennictwem u notariusza pojawia się w przypadku osób, które mieszkają poza granicami Polski. Przekroczenie granicy wiąże się z obowiązkową kwarantanną, a nie każdy może pozwolić sobie na dwutygodniową izolację.

Czy w związku z tym, należy rozważyć wprowadzenie elektronicznego podpisu pod aktem notarialnym?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• w jaki sposób kancelarie notarialne radzą sobie z pandemią 
• czy notariusz może pracować zdalnie 
• czy e-podpis pod aktem notarialnym to kwestia najbliższej przyszłości

Wizyta w kancelarii notarialnej jest niezbędna podczas zakupu nieruchomości i w obecnym stanie prawnym w Polsce nie sposób uciec od osobistego stawiennictwa u notariusza. Niektórzy deweloperzy mieszkaniowi wprowadzili już e-podpisy pod umowami rezerwacyjnymi, ale umowa ostateczna kupna-sprzedaży nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego. Czy polskie prawo o notariacie należałoby zmienić, aby uwzględnić nowe technologie i umożliwić kupującymi sprzedającym mieszkania zawieranie umów na odległość, a notariuszom pracę zdalną? Oczywiście nie chodzi o wyeliminowanie tradycyjnych aktów, ale umożliwienie składania podpisów elektronicznych w sytuacjach, kiedy tradycyjna forma zawarcia umowy jest długotrwale niemożliwa albo znacznie utrudniona.

Notariusz i nowe technologie

- Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w pracy notariuszy nie jest niczym nowym, gdyż od kilku lat niektóre czynności notarialne są dokonywane drogą elektroniczną. Mamy elektroniczne wnioski wieczystoksięgowe, które są przesyłane do sądów drogą elektroniczną i wzmianka o nich jest widoczna od razu w elektronicznej księdze wieczystej. Mamy rejestry m.in. Rejestr Spadkowy, w którym od 2016 r. rejestrujemy zarówno akty poświadczenia dziedziczenia, jak i sądowe stwierdzenia nabycia spadku. Mamy wreszcie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych – wymienia Szymon Kołodziej, rzecznik prasowy Krajowej Rady Notarialnej. – Oczywiście, zastanawiamy się nad dalszymi zmianami, które poszerzałyby zakres wykorzystania nowych technologii w pracy notariusza, jednakże bezwzględną granicą, której nie należy przekraczać jest bezpieczeństwo obrotu prawnego oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i bezpieczeństwa dokumentów.

Chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo interesów stron czynności notarialnej. Umowy notarialne dotyczą przede wszystkim przenoszenia własności nieruchomości, a także zaciągania przez obywateli daleko idących zobowiązań pieniężnych. Rzecznik KRN podkreśla, że tutaj nie ma miejsca na kompromisy czy eksperymenty zagrażające bezpieczeństwu obywateli.

- Właśnie dlatego dla niektórych czynności prawnych przewidziana została w Polsce forma aktu notarialnego, a tryb sporządzania aktu jest przemyślany i służy wyeliminowaniu jakichkolwiek zagrożeń dla stron umów. Nie można także zapominać o ciążących na notariuszach obowiązkach, między innymi tych, które wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, czy też obowiązkach związanych z poborem danin publicznych – dodaje Szymon Kołodziej.

Kancelarie działają normalnie

Jak podaje Krajowa Rada Notarialna, większość kancelarii notarialnych w kraju działa normalnie i wszystkie czynności są dokonywane na bieżąco.

– Tylko od decyzji naszych klientów zależy, czy w obecnym czasie niepewności rynku pracy, zaostrzenia polityki kredytowej banku, będą mogli sobie pozwolić na nabywanie nieruchomości. Na pewno organizacja pracy notariatu i tryb dokonywania czynności notarialnych nie jest tutaj żadną przeszkodą, co obserwujemy każdego dnia – zapewnia rzecznik KRN.

Kancelarie notarialne ograniczają bezpośredni kontakt między klientami i pracownikami, szczegóły ustalane są telefonicznie, dokumenty przesyłane mailowo, a podczas osobistej wizyty stosowane są wszystkie obecnie obowiązujące środki ochrony.

E-podpis wyzwaniem na przyszłość

Wydaje się, że Krajowa Rada Notarialna podchodzi sceptycznie do pomysłu wprowadzenia elektronicznego podpisu pod aktem notarialnym, a jako argument podaje bezpieczeństwo obywateli. Jednak potrzeba wypracowania rozwiązań technologicznych, które zapewnią bezpieczeństwo i umożliwią zawieranie umów notarialnych na odległość z pewnością nie zniknie, a pandemia koronawirusa to tylko kolejny powód do dyskusji i poszukiwania rozwiązań na przyszłość. Eksperci od prawa o notariacie podnoszą problem od lat, a specjaliści od technologii wskazują możliwe rozwiązania (szczególnie w uwiarygodnieniu podpisu i tożsamości na odległość).

Rynek nieruchomości będzie oczekiwał coraz większej elastyczności w działaniu notariuszy i skrócenia czasu zawierania transakcji. Utrzymanie dotychczasowych zasad prawnych nie jest jedyną możliwą drogą rozwoju usług notarialnych, a profesja notariusza będzie ulegała prawom wolnego rynku – konkurencyjność oparta o nowe technologie jest jednym z tych czynników, który może w przyszłości decydować o przewadze rynkowej. Kancelarie, które nie podejmą wyzwania, mogą stracić konkurencyjną pozycję na rynku, a zatem obsługiwać mniej klientów. Jednak zanim to nastąpi, potrzebna jest nowelizacja prawa i – co być może nawet trudniejsze – zmiana mentalności zarówno w branży notarialnej, jak i w całym społeczeństwie.